Så effektiviserar du företagets bokföring genom att spåra Swish-betalningar på ett effektivt sätt

Swish används i dag av både små egenföretagare och stora företag. När antalet betalningar ökar kan det dock bli svårt att se vilka belopp som hör till vilka kunder och få allt att stämma i bokföringen. Att kontanter, kort och Swish fungerar på olika sätt gör det inte heller enklare. Genom att redan från början bestämma hur swishbetalningar ska tas emot, dokumenteras och bokföras går det att skapa ett arbetssätt där underlagen går att följa utan krångel.

Swish kräver en smart bokföringsstrategi

Swishbetalningar sker ofta direkt vid köpet, till exempel i butik eller när en hantverkare tar betalt på plats hos en kund. Kundens meddelande i samband med betalningen är ofta knapphändigt, ibland bara ett namn eller några få ord. Därför behövs annat underlag som visar vad kunden faktiskt har betalat för, så att swishbetalningen inte blir den enda uppgiften att luta sig mot.

Företag behöver helt enkelt, precis som spelare, ha ordning på sina swishbetalningar. Det gör att bokföringen blir korrekt och att rapporterna stämmer. I artiklar som den här på online-casinos.com beskrivs hur Swish används i Sverige och till och med vilka casinon som accepterar Swish. Det är ett praktiskt exempel på effektiv hantering av snabba och säkra transaktioner.

Att koppla swishbetalningar till rätt underlag

Till varje swishbetalning ska det finnas ett underlag som visar vad kunden har betalat för. Det kan vara ett kvitto, en kontantfaktura, en beställning eller någon annan handling där sålda varor eller tjänster framgår.

Ett enkelt sätt att göra det överskådligt är att låta varje köp få ett nummer som både skrivs på underlaget och anges i meddelandefältet vid betalningen. Då går det snabbt att koppla betalningen till rätt verifikation. Vid större projekt eller återkommande kunder kan numret kompletteras med till exempel projektnamn eller kundreferens. Då blir det tydligare hur posten ska bokföras.

Gör swishintäkterna tydliga i kontoplanen

När Swish används regelbundet kan det underlätta om detta framgår i kontoplanen. Det kan därför ofta vara bra att lägga upp egna intäktskonton för kategorin. Då hålls denna typ av betalningar isär från annan försäljning. För företag i spelbranschen är det dessutom extra viktigt att bryta ned intäkterna, vilket tas upp i denna artikel.

För en del företag kan det vara praktiskt att ha flera konton, till exempel ett för varor och ett för tjänster som betalas med Swish. Man kan också låta swishbetalningarna gå in på ett särskilt bankkonto, så att de inte blandas med andra insättningar. Då blir det lättare att i efterhand se hur stor del av omsättningen som kommer från Swish.

Automatisera bokföringen med bankkoppling och regler

När bankkontot är kopplat till ett bokföringsprogram kommer swishbetalningarna in i systemet automatiskt. Datum och belopp hämtas direkt från kontoutdraget, utan att man behöver skriva in dem manuellt. I nästa steg kan man lägga upp regler i programmet som talar om hur olika typer av betalningar ska konteras.

Återkommande betalningar kan kopplas till bestämda intäktskonton och momssatser, till exempel utifrån texten i meddelandefältet. Programmet föreslår då en färdig kontering som bara behöver kontrolleras och godkännas. För företag som ofta får betalt via Swish sparar det tid och gör att liknande betalningar bokförs likadant varje gång.

En dagskassa gör det enklare att bokföra swishbetalningar

Företag som tar emot många mindre swishbetalningar varje dag kan göra bokföringen enklare genom att arbeta med dagskassa. I stället för att skapa en verifikation för varje betalning tas en rapport fram som visar dagens swishförsäljning som en total. Rapporten kan komma från ett kassaregister eller något annat system där försäljningen registreras löpande under dagen.

När rapporten är klar bokförs totalsumman som ett samlat verifikat för den aktuella dagen. Uppgifterna om varje betalning finns kvar i rapporten, så man kan hitta enskilda betalningar utan att det krävs extra verifikationer i bokföringen.

Rutiner för avstämning, felbetalningar och återbetalningar

Swishbetalningarna behöver stämmas av mot kontoutdrag och verifikationer så att siffrorna verkligen stämmer. Skatteverket ställer också krav på dokumentation för elektroniska betalningar. Det är därför bra att stämma av regelbundet, till exempel varje dag, vecka eller månad. På så vis går det att se om något saknas eller om ett belopp är fel.

Felbetalningar och dubbelbetalningar upptäcks ofta just vid avstämningarna. När det händer är det bra att ha fastställda steg för hur återbetalning ska göras, vilket underlag som ska skrivas och hur ändringen ska bokas. Det minskar risken för problem med intäkter och moms vid senare kontroller.

Dokumentation och kontroll av swishbetalningar

När flera personer är inblandade i försäljning, betalningar och bokföring behöver det vara tydligt vem som gör vad. Det bör vara klart vem som tar emot swishbetalningar, vem som ser till att underlag tas fram och vem som registrerar uppgifterna i bokföringsprogrammet.

Checklistor för sådant som ska göras varje dag eller varje månad kan vara till stor hjälp för att alltid kunna göra likadant. Det kan också vara bra att någon ibland går igenom några swishbetalningar och kontrollerar att det finns korrekta underlag och att de är bokförda på rätt sätt.

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2025/12/10