Bokföra utgifter för kick-off (bokföring med exempel)

En kick-off består av aktiviteter som genomförs för att markera en nystart av något slag vid exempelvis en produktlansering eller en lansering av en ny hemsida.

En kick-off kan anses vara en konferens, en personalfest eller representation beroende på syftet med en kick-off och innehållet i de aktiviteter som förekommer vid en kick-off. Utgifter för en kick-off kan exempelvis bestå av utgifter för resor, boende, föreläsare, utbildningsmaterial, lokalhyra, kontorsmaterial, fritidsaktiviteter och mat.

En konferens består av möten, sammanträden och/eller utbildningar med ett program som är till nytta för deltagarna och den redovisningsenhet som står för utgifterna. För att utgifterna för en konferens skall vara skattemässigt avdragsgilla måste det finnas ett program som är till nytta för redovisningsenheten och som omfattar minst 6 timmar per dag och 30 timmar per vecka. Ytterligare ett krav för skattemässigt avdrag är att inslaget av nöjen och rekreation inte får vara för stort.


En konferens kan exempelvis ha ett tema där vissa frågor skall avhandlas, syfta till att få ut information om planer och strategier till personalen, syfta till att sälja varor och tjänster till kunder eller syfta till att utbilda personalen inom ett visst område.

En personalfest är att betrakta som intern representation och är en skattefri förmån för anställda, uppdragstagare och delägare under förutsättning att det inte har förekommit mer än en personalfest tidigare under inkomståret. Varje ytterligare personalfest utöver de 2 skattefria utgör en skattepliktig förmån för deltagande anställda, uppdragstagare och delägare. För en personalfest finns det inget krav på att det måste finnas ett direkt samband med den näringsverksamhet som bedrivs såsom är fallet för annan representation.


En kick-off som anordnas för nya eller befintliga kunder med syfte att sälja klassificeras normalt som extern representation. Extern representation är aktiviteter som syftar till att förbättra affärsrelationer med kunder, leverantörer och andra intressenter som finns utanför en redovisningsenhet.

Klassificering
Utgifter avseende en kick-off redovisas olika beroende på om en kick-off klassificeras som en konferens, en personalfest eller representation. Den del av en utgift för en kick off som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för konferenser och konferensresor klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 69. Kostnader för extern representation klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs som representationskostnader i kontogrupp 60.


En kostnad för en skattefri förmån av personalfester redovisas normalt i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för egenföretagare. En kostnad för en skattepliktig förmån av personalfester redovisas tillsammans med den ingående momsen i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för egenföretagare.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för personalfesten.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan redovisa utgiften för en skattepliktig förmån som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.


Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 60 - Övriga försäljningskostnader
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för en kick-off i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för en kick-off när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för en kick-off per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.


En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för en kick-off värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för en kick-off värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för en kick-off.


Moms och beskattning
Momssatsen för utgifter som avser en kick-off är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för en kick-off.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för konferenser och konferensresor skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Kostnader för konferenser är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen om det finnas ett program som är till nytta för redovisningsenheten och som omfattar minst 6 timmar per dag och 30 timmar per vecka. Ytterligare ett krav för skattemässigt avdrag är att inslaget av nöjen och rekreation inte får vara för stort.


Vid extern och intern representation kan en redovisningsenhet inte få något skattemässigt avdrag (år 2024/2023) avseende förtäring (frukost, lunch, middag och supé). Utgifter för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid och som är av mindre värde är skattemässigt avdragsgill med 60 SEK exklusive moms per person (år 2024/2023). Förfriskningar och annan enklare förtäring är exempelvis kaffe, te, läsk, kakor, saft, frukt, frallor, enklare smörgås, bullar och godis. För kringkostnader medges ett skattemässigt avdrag med 180 SEK exklusive moms (år 2024/2023) per person.

Momsen på utgifter för extern och intern representation är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Momsen på förtäring (mat, öl, vin, sprit) är avdragsgill på ett underlag om maximalt 300 SEK exklusive moms per person. Ej avdragsgill ingående moms bokförs som en kostnad.


Om en redovisningsenhet har haft en personalfest med både mat och spritdrycker, vin eller starköl får avdraget för ingående moms avseende festen göras i enlighet med aktuella proportioner eller enligt schablon. Ett proportionellt avdrag för ingående moms görs genom att man beräknar den andel av utgiften som har en momssats om 12 % och den andel av utgiften som har en momssats om 25 %, proportionerna används för att beräkna den avdragsgilla momsen. Ett schablonavdrag om 46 SEK per person får göras om utgiften per person minst uppgår till 300 SEK exklusive moms.

En skattepliktig förmån skall tas upp till beskattning i enlighet med förmånsvärdet. Förmånsvärdet för en skattepliktig kostförmån skall tas upp till beskattning i enlighet med av skatteverket fastställda schablonvärden. Schablonvärdena avser normala måltider, andra måltider (restaurangmat) och utgifter skall värderas till marknadsvärdet inklusive moms.


Förmånsbeskattning för en anställd innebär att skattepliktiga förmåner skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag under förutsättning att redovisningsenheten redovisar en negativ (krediterad) kostnad avseende förmånsvärdet.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp skattepliktiga förmåner till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp skattepliktiga förmåner som utdelning i inkomstdeklarationen.

Kostnader för skattepliktiga förmåner är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.


Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för konferenser och konferensresor (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura från en arrangör av konferenser en utgift konferens om 50 000 SEK inklusive moms som avser boende, föreläsare och mat under 2 dagar. Momsen är 10 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 40 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		50 000
2641	Ingående moms sv	10 000
6901	Konferenser sv	40 000

Exempel: bokföra utgift för extern representation (direktbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit ett kvitto från en anställd säljare som omfattar representation med 3 kunder på en restaurang. Redovisningsenheten ersätter den anställdes utlägg genom direktbetalning till den anställdes privatkonto.


Utgiften för representationen är 2 500 SEK där 500 SEK utgör ingående moms och 2 000 SEK är ersättning för mat och dryck. Den skattemässigt avdragsgilla kostnaden är 0 SEK, avdragsgill ingående moms är 300 SEK (1200*25 %) och den icke avdragsgilla representationskostnaden är 2 200 SEK (2500-300). Momsunderlaget får maximalt uppgå till 1 200 SEK (300*4 personer).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1941	Bankkonto, affärsbanken		2 500
2641	Ingående moms sv	300
6072	Representation, ej avdragsgill	2 200

Exempel: bokföra utgift för skattefri personalfest till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser en personalfest för 10 personer. Momsen var 1 000 SEK (25 %), 0 SEK exklusive moms är skattemässigt avdragsgillt som en kostnad och moms om 750 SEK (3000*25 %) är avdragsgill som ingående moms. Momsunderlaget får maximalt uppgå till 3 000 SEK (300*10 personer).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	750
7632	Personalrepresentation, ej avdragsgill	4 250

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se