Bokföra arbetsgivardeklaration för a-skatt (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet skall redovisa utbetald bruttolön, skattepliktiga förmåner, avdragen preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter i en arbetsgivardeklaration.

En arbetsgivardeklaration skall lämnas in till Skatteverket den 12:e i kalendermånaden efter den kalendermånad då lönerna betalades ut. Den i arbetsgivardeklarationen redovisade avdragna preliminärskatten och arbetsgivaravgiften debiteras på skattekontot strax efter det att arbetsgivardeklarationen är inlämnad.

En redovisningsenhet måste ha likvida medel på skattekontot när personalskatter debiteras och betalningar till skattekontot kan göras när som helst eller i samband med det att en skattedeklaration för arbetsgivare lämnas in. En arbetsgivardeklaration baseras alltid på de löneutbetalningar som har registrerats under en kalendermånad då kontantprincipen tillämpas för redovisning av personalskatter.

Personalkostnader avseende bruttolöner, förmåner och arbetsgivaravgifter uppstår i den period då tjänster har utförts och ersättningar har intjänats. Preliminärskatten dras från den anställdes bruttolön och utgör ingen kostnad för en redovisningsenhet men arbetsgivaravgiften är en kostnad för en redovisningsenhet. När personalskatterna debiteras på skattekontot bokförs ingen kostnad utan enbart en avbetalning skatteskulder. Om en redovisningsenhet är berättigad till företagsstöd så görs avdrag för det här när personalskatterna debiteras på skattekontot.

En redovisningsenhet registrerar löner, förmåner, frånvaro och andra ersättningar på lönebesked för alla anställda i ett löneprogram innan en löneutbetalning sker och en sådan lönekörning utgör sedan underlag för bokföring av personalkostnader och redovisningen av i arbetsgivardeklarationen för arbetsgivare.

Klassificering
En utgift för personalens skatter och avgifter bokförs som en kostnad när personalen har utfört tjänster åt redovisningsenheten. De verkliga skulderna för preliminärskatt och arbetsgivaravgifter bokförs när löneutbetalning sker eftersom kontantprincipen tillämpas för redovisning av personalskatter.

En redovisningsenhet som är juridisk person bokför inbetalningar till skattekontot som en tillgång i balansräkningen (skattekontot) och enskilda näringsidkare bokför inbetalningar till skattekontot som ett eget uttag (2012 Egna skatter) i eget kapital.

När personalens skatter och avgifter har debiterats på skattekontot efter det att skattedeklarationen för arbetsgivare har lämnats in till skatteverket så redovisas en minskning av skulderna för personalskatter i balansräkningen. Om en redovisningsenhet är berättigad till företagsstöd redovisas krediteringen för stödet som en minskad kostnad för arbetsgivaravgifter.

Inbetalningar till skattekontot för en juridisk person bokförs i kontogrupp 16 och inbetalningar till ett skattekonto som tillhör en fysisk person (enskild näringsidkare) bokförs i kontogrupp 20. Personalens skatter redovisas i kontogrupp 27 och kostnader för arbetsgivaravgifter bokförs i kontogrupp 75.

Kontogrupp 16 - Övriga kortfristiga fordringar
Kontogrupp 20 - Eget kapital
Kontogrupp 27 - Personalens skatter, avgifter och löneavdrag
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa minskningen av personalskatter avseende en arbetsgivardeklaration för arbetsgivare när skatterna har debiterats på skattekontot om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för personalens skatter och avgifter värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till skatteverket. En kostnad för personalens skatter och avgifter värderas till det verkliga värdet av personalskatter baserat på utbetalda skattepliktiga ersättningar under en redovisningsperiod med hänsyn till värdet av utgifter för personalens skatter och avgifter.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på utgifter som avser personalens skatter och avgifter. När det gäller redovisning och betalning av personalskatter, preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter, tillämpas kontantprincipen som innebär att endast utbetalda ersättningar utgör underlag för personalskatterna. Kontantprincipen innebär att avdrag för preliminär a-skatt och arbetsgivaravgifter måste redovisas och betalas avseende löneförskott.

En redovisningsenhet skall från utbetalda skattepliktig ersättningar göra avdrag för preliminär a-skatt enligt skattetabell, engångsskattetabell eller jämkning. Avdraget för den preliminära a-skatten beräknas på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner. Den avdragna preliminärskatten redovisas i en arbetsgivardeklaration för arbetsgivare och skall betalas till skatteverket.

En redovisningsenhet skall i arbetsgivardeklaration redovisa och till skatteverket betala arbetsgivaravgift beräknad på kontant bruttolön och skattepliktiga förmåner avseende ersättningar till anställda.

Personalkostnader avseende personalens skatter och avgifter i en näringsverksamhet är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de personalkostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Utgifter för personalskatter som avser skattepliktiga ersättningar som betalas ut i månaden efter intjänandemånaden är upplupna kostnader som skall periodiseras i bokslutet.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av personalkostnader i årsredovisningen.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra arbetsgivardeklaration för arbetsgivare (juridisk person)
En redovisningsenhet har per den 12 mars år 2010 i arbetsgivardeklaration deklarerat för avdragen a-skatt och arbetsgivaravgifter för löneutbetalningen i februari år 2010. En betalning om 70 000 SEK har gjorts till skattekontot och på skattekontot har avdragen preliminärskatt debiterats med 31 000 SEK och arbetsgivaravgifter debiterats med 31 420 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		70 000
1630	Skattekontot	70 000
1630	Skattekontot		62 420
2710	Personalskatt	31 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter	31 420

Exempel: bokföra arbetsgivardeklaration för arbetsgivare (enskild firma)
En enskild firma har per den 12 mars år 2010 i arbetsgivardeklaration deklarerat för avdragen a-skatt och arbetsgivaravgifter för löneutbetalningen i februari år 2010. En betalning om 70 000 SEK har gjorts till skattekontot och på skattekontot har avdragen preliminärskatt debiterats med 31 000 SEK och arbetsgivaravgifter debiterats med 31 420 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		70 000
2012	Egna skatter	70 000
2012	Egna skatter		62 420
2710	Personalskatt	31 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter	31 420

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2012/12/17

Kontakta bokforingstips.se