Bokföra representationsgåvor till kunder och representationsgåva (bokföring med exempel)

Utgifter för representationsgåvor till kunder är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen och momsen avseende den avdragsgilla kostnaden är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad person.

En representationsgåva skall ha ett omedelbart samband med verksamheten på så sätt att den lämnas för att inleda eller bibehålla relationer med kunder och leverantörer utan att vara en muta. Representationsgåvor kan exempelvis vara blommor, biobiljetter, chokladaskar och vinflaskor. Utgifter för representationsgåvor som lämnas i samband med helger eller högtidsdagar är inte skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen.

En redovisningsenhet kan vilja ge representationsgåvor till kunder för att skapa eller bibehålla bra relationer utan att kräva motprestationer från kunderna. Om representationsgåvor lämnas med enda syfte att få till en större affär räknas sådana gåvor som mutor och mutor är otillåtna konkurrensbegränsande åtgärder som leder till en snedvriden konkurrens. Redovisningsenheter som vill undvika misstankar om mutbrott bör inte lämna representationsgåvor av väsentligt värde till kunder.

Utgifter för representationsgåvor som lämnas till kunder är skattemässigt avdragsgilla med upp till 300 SEK exklusive moms (år 2024/2023) per person och momsen på det avdragsgilla beloppet är avdragsgill som ingående moms för momsregistrerade personer.

Klassificering
En utgift för representationsgåvor till kunder som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats av redovisningsenheten. När resurserna har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för representationsgåvor till kunder som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för lämnade representationsgåvor till kunder klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 60.

Kontogrupp 60 - Övriga försäljningskostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för representationsgåvor till kunder när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för representationsgåvor till kunder per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för representationsgåvor till kunder värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för representationsgåvor till kunder värderas till det verkliga värdet av lämnade representationsgåvor under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för representationsgåvor till kunder.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för representationsgåvor till kunder kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 %. Momsen på utgifter för representationsgåvor till kunder är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad person till den del utgiften är skattemässigt avdragsgill som kostnad i inkomstdeklarationen. En icke momsregistrerad person får inte göra avdrag för moms som ingående moms på utgifter som är skattemässigt avdragsgilla utan får dra av momsen som en kostnad.

En momsregistrerad person skall redovisa avdragsgill ingående moms som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för representationsgåvor till kunder skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Utgifter för representationsgåvor till kunder är skattemässigt avdragsgilla med 300 SEK exklusive moms (år 2024/2023) per person och momsen på det avdragsgilla beloppet är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad person eller som en kostnad för en icke momsregistrerad person.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för representationsgåvor till kunder som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för representationsgåvor till kunder (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura köpt 10 vinflaskor för 5 000 SEK inklusive moms som skickats till 10 olika kunder. Momsen är 1000 SEK (25 %) och varuvärdet är 4 000 SEK. Det skattemässigt avdragsgilla beloppet är 3 000 SEK (300*10) och den avdragsgilla ingående momsen är 750 SEK (3000*25 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	750
6073	Representationgsgåvor, avdragsgilla	3 000
6074	Representationsgåvor, ej avdragsgilla	1 250

Exempel: bokföra utgift för representationsgåvor till kunder (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura köpt 10 vinflaskor för 5 000 SEK inklusive moms som skickats till 10 olika kunder. Momsen är 1 000 SEK (25 %) och varuvärdet är 4 000 SEK. Det skattemässigt avdragsgilla beloppet är 3 000 SEK (300*10) och den avdragsgilla ingående momsen är 750 SEK (3000*25 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		5 000
2641	Ingående moms sv	750
6073	Representationgsgåvor, avdragsgilla	3 000
6074	Representationsgåvor, ej avdragsgilla	1 250

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se