Bokföra utgifter för programvara, datorprogram och mjukvara (bokföring med exempel)

Utgifter för programvara uppstår i redovisningsenheter som är utvecklare av mjukvara, återförsäljare av datorprogram och/eller användare av programvara.

Utgifter för programvara konstnadsförs normalt i takt med att de uppstår i redovisningsenheter som utvecklar och/eller använder programvara då programvara normalt måste uppdateras varje år för att hålla jämna steg med den tekniska utvecklingen och användarnas önskemål.

En redovisningsenhet som utvecklar programvara kan aktivera de utgifter som krävs för att färdigställa programvara som balanserade utgifter i balansräkningen. Bokföringsnämndens rekommendationer för K1- och K2-företag tillåter dock ingen redovisning av internt upparbetade immateriella tillgångar (balanserade utgifter) i balansräkningen.

En förutsättning för att kunna aktivera balanserade utgifter i balansräkningen är att den immateriella tillgången med hög sannolikhet kommer att ge framtida ekonomiska fördelar till redovisningsenheten. Beslut om aktivering av utgifter för utvecklingsarbete avseende mjukvara som balanserade utgifter tas i samband med bokslutet och baseras normalt på en kalkyl för projektet där de nedlagda utgifterna framgår.


I redovisningsenheter som är återförsäljare av programvara redovisas utgifter för datorprogram som säljs vidare till kunder som varulager och kostnaden för datorprogram redovisas när datorprogrammen har sålts eller förbrukats på annat sätt. Programvara som levereras på cd-skiva eller dvd-skiva räknas som en vara i momssammanhang och programvara som levereras via nedladdning räknas som en tjänst i momssammanhang.

I redovisningsenheter som använder programvara klassificeras utgifterna för datorprogram normalt som förbrukningsinventarier på grund av att den ekonomiska livslängden understiger 3 år. Programvara måste uppdateras kontinuerligt för att inte förlora sitt ekonomiska värde och dessa uppdateringar innebär ytterligare utgifter för en redovisningsenhet som använder programvara.

Utgifter för programvara kan också klassificeras som förbrukningsinventarier på grundval av att utgiften exklusive moms understiger ett halvt prisbasbelopp (< 22 400 SEK för år 2017).


Klassificering
En utgift för programvara i en redovisningsenhet som utvecklar programvara kan klassificeras som en immateriell anläggningstillgång om den tillämpade redovisningsrekommendationen tillåter det.

Enligt bokföringsnämndens rekommendationer för K1- och K2-företag är det inte tillåtet att aktivera egenupparbetade immateriella tillgångar i balansräkningen. K3-företag får aktivera egenupparbetade immateriella tillgångar men måste fondera motsvarande belopp i en fond för utvecklingsutgifter. Fonden för utvecklingsutgifter utgör bundet eget kapital och minskar vid avskrivningar och nedskrivningar.

Programvara som köps in för att säljas vidare och utgifter för förpackning av programvara klassificeras som varulager. En redovisningsenhet som använder programvara klassificerar normalt utgifter för datorprogram som förbrukningsinventarier i kostnadsslaget övriga externa kostnader.


Den del av en utgift för programvara som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald. Utgifter för programvara bokförs i kontogrupp 10, i kontogrupp 14 eller i kontogrupp 54.

Kontogrupp 10 - Immateriella anläggningstillgångar
Kontogrupp 14 - Lager, produkter i arbete och pågående arbeten
Kontogrupp 20 - Eget kapital
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial

Erkännande
En tillgång skall redovisas i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla redovisningsenheten om tillgången har en utgift eller ett värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.


En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för programvara när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för programvara per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En tillgång som inte längre uppfyller definitionen av en tillgång eftersom den har sålts eller utrangerats (slängts) skall bokas bort från balansräkningen. En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
Utgifter för programvara som redovisas som en anläggningstillgång skall registreras i ett anläggningsregister så att det går att få fram information om anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar, ackumulerade nedskrivningar och ackumulerade uppskrivningar för varje enskild programvara.


En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt.

Det redovisade värdet för balanserade utgifter avseende programvara i balansräkningen stäms av mot det redovisade värdet för programvara enligt en rapport från anläggningsregistret där redovisat värde finns specificerat för alla programvaror och separat för varje enskild programvara.

Det redovisade värdet för leverantörsskulder i balansräkningen stäms av mot det redovisade värdet för leverantörsskulder enligt en rapport från ett administrationsprogram.

Värdering
Balanserade utgifter värderas alltid initialt till sitt anskaffningsvärde och därefter tillämpas de tillåtna värderingsprinciper som en redovisningsenhet har valt för de immateriella tillgångarna. Anskaffningsvärdet utgörs av de utgifter som krävs och som kan hänföras till utvecklingen och färdigställandet av en immateriell tillgång.


Balanserade utgifter är immateriella tillgångar med en begränsad ekonomisk livslängd som skall skrivas av systematiskt över den ekonomiska livslängden. Enligt årsredovisningslagen skall en immateriell tillgång skrivas av över högst 5 år. Balanserade utgifter är föremål för nedskrivningsprövning och kan vara föremål för uppskrivningar om tillämpade rekommendationer tillåter det.

Utgifter för programvara som kostnadsförs direkt som förbrukningsinventarier värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan exklusive moms som har utbetalats eller som väntas utbetalas till en leverantör.

Moms och beskattning
Momssatsen för programvara är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra utgiften för programvaran. En momsregistrerad person som har fått avdrag för moms som ingående moms för programvara måste ta ut utgående moms av köparen när denna programvara säljs.


En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för programvara skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

En redovisningsenhet får skattemässigt göra räkenskapsenliga avskrivningar baserat på en avskrivningstid om minst 5 år (20 % per år) för programvara som skattemässigt har klassificerats som immateriella anläggningstillgångar. Utgiften exklusive moms för programvara som är förbrukningsinventarier är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen.

Uppskrivningar för programvara som är immateriella tillgångar är inte skattepliktiga intäkter i inkomstdeklarationen och när en immateriell tillgång säljs säljs skall kapitalvinsten eller kapitalförlusten tas upp som inkomst av näringsverksamhet i inkomstdeklarationen.


Bokslut och årsredovisning
Programvara som har förskottsbetalats men inte levererats redovisas som förutbetalda kostnader och programvara som har inlevererats men inte fakturerats bokförs som en upplupen kostnad.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av immateriella anläggningstillgångar i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall i en not till det redovisade värdet för balanserade utgifter i balansräkningen lämna upplysning om anskaffningsvärde, ackumulerade uppskrivningar, ackumulerade nedskrivningar, ackumulerade avskrivningar och redovisat värde.

Exempel: bokföra balanserade utgifter för programvara (fakturametoden och kontantmetoden)
En redovisningsenhet har utvecklat en programvara som med hög sannolikhet kommer att generera ett positivt kassaflöde för redovisningsenheten under många år framöver. Utvecklingskostnaderna för programvaran har uppgått till 1 000 000 SEK varav 200 000 SEK avsåg material, 600 000 SEK avsåg personalkostnader och 200 000 SEK avsåg övriga omkostnader.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1012	Balanserade utgifter för programvaror	1 000 000
3840	Aktiverat arbete (material)		200 000
3870	Aktiverat arbete (personal)		600 000
3850	Aktiverat arbete (omkostnader		200 000
2091	Balanserad vinst eller förlust	1 000 000
2089	Fond för utvecklingsutgifter		1 000 000

Exempel: bokföra avskrivning på balanserade utgifter för programvara (bokslut)
En redovisningsenhet har utvecklat en programvara som med hög sannolikhet kommer att generera ett positivt kassaflöde för redovisningsenheten under många år framöver. Utvecklingskostnaderna för programvaran har uppgått till 1 000 000 SEK och den immateriella tillgången skall skrivas av över 5 år med 200 000 SEK per år eller med 16 667 per månad. Under det första räkenskapsåret skall avskrivning göras avseende 5 månader med 83 333 SEK (1000000*(5/60)).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1019	Ack avskrivningar på balanserade utgifter		83 333
7811	Avskrivningar på balanserade utgifter	83 333
2091	Balanserad vinst eller förlust		83 333
2089	Fond för utvecklingsutgifter	83 333

Exempel: bokföra programvara som förbrukningsinventarie (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en programvara för 12 500 SEK inklusive moms som dels är en inventarie av mindre värde och dels är en korttidsinventarie. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och programvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5420	Programvaror	10 000

Exempel: bokföra programvara som förbrukningsinventarie (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en programvara för 12 500 SEK inklusive moms som dels är en inventarie av mindre värde och dels är en korttidsinventarie. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och programvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5420	Programvaror	10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2017/02/01

Kontakta bokforingstips.se