Bokföra utgifter för personalrepresentation och intern representation (bokföring med exempel)

Utgifter för mat vid personalrepresentation eller intern representation är under vissa förutsättningar skattefria förmåner för anställda och uppdragstagare när det gäller möten, kurser, konferenser och personalfester.

Skattefri intern representation kan exempelvis vara personalfester, informationsmöten, utbildningar, konferenser, styrelsesammanträden, bolagsstämmor och enklare förtäring. Skattefriheten för personalrepresentation kan även omfatta delägare som inte är anställda som medverkar på personalfester, informationsmöten, utbildningar, konferenser och bolagsstämmor.

Skattefriheten för intern representation förutsätter att det finns ett direkt samband med näringsverksamheten och att förekomsterna är tillfälliga och kortvariga. På den verifikation där utgifterna för intern representation framgår bör syftet med personalrepresentationen anges och vilka som har deltagit samt deras befattningar.


När det gäller personalfester finns det inget krav på ett direkt samband mellan representationen och näringsverksamheten men skattefriheten gäller för maximalt 2 personalfester per år. Skattefriheten och avdragsrätten för konferenser förutsätter att det finns ett program som är till nytta för redovisningsenheten och som omfattar minst 6 timmar per dag och 30 timmar per vecka.

Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag som har utgifter för skattepliktig intern representation till sig själva kan behandla dessa utgifter som egna uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Klassificering
En utgift för intern representation som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.


En kostnad för en skattefri förmån av intern representation redovisas normalt i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för egenföretagare, momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En kostnad för en skattepliktig förmån av intern representation redovisas tillsammans med den ingående momsen i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för egenföretagare.

För anställda sker förmånsbeskattningen i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär en förmånsbeskattning av anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för skattepliktig intern representation.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas förmånsbeskattningen som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen. En delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan redovisa utgiften för en skattepliktig förmån som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.


Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för intern representation när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigheter eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.


Värdering
En utgift för intern representation värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för intern representation värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för intern representation.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för intern representation kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 %. Momsen avseende intern representation är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Moms avseende förtäring (frukost, lunch, middag och supé) är avdragsgill på ett momsunderlag som maximalt får uppgå till 300 SEK exklusive moms per person, ett schablonavdrag om 46 SEK per person får göras om utgiften per person minst uppgår till 300 SEK exklusive moms. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.


Om en redovisningsenhet har haft representation som avser både mat och spritdrycker, vin eller starköl får avdraget för ingående moms avseende representationen göras i enlighet med aktuella proportioner eller enligt schablon. Ett proportionellt avdrag för ingående moms görs genom att man beräknar den andel av utgiften som har en momssats om 12 % och den andel av utgiften som har en momssats om 25 %, proportionerna används för att beräkna den avdragsgilla momsen.

Momsen på utgifter för skattepliktig intern representation är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.


Skattefri intern representation behöver inte tas upp till beskattning medan en skattepliktig förmån av intern representation skall tas upp till beskattning i enlighet med förmånsvärdet. Förmånsvärdet för en skattepliktig kostförmån skall tas upp till beskattning i enlighet med av skatteverket fastställda schablonvärden. Schablonvärdena avser normala måltider, andra måltider (restaurangmat) och utgifter skall värderas till marknadsvärdet inklusive moms.

Förmånsbeskattning för en anställd innebär att skattepliktig intern representation skall beskattas som kontant bruttolön genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet. En anställd kan undvika förmånsbeskattning genom att helt och hållet betala för den skattepliktiga förmånen via ett nettolöneavdrag under förutsättning att redovisningsenheten redovisar en negativ (krediterad) kostnad avseende förmånsvärdet.


En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp skattepliktig intern representation till förmånsvärdet som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp skattepliktig intern representation som utdelning i inkomstdeklarationen.

Vid skattefri intern representation medges inget skattemässigt avdrag för förtäring (frukost, lunch, middag och supé) under år 2024/2023. Utgifter för förfriskningar och annan enklare förtäring som inte kan anses som måltid och som är av mindre värde är skattemässigt avdragsgill med 60 SEK exklusive moms per person (år 2024/2023). Övriga kostnader för lokalhyra, kontorsmaterial och hyra av utrustning med mera är avdragsgilla i sin helhet förutom när det gäller personalfester. Vid personalfester medges avdrag även för familjemedlemmar och pensionerade befattningshavare.


Vid skattefria utbildningar och konferenser är kostnaderna skattemässigt avdragsgilla i sin helhet. Vid skattefria personalfester och informationsmöten är 0 SEK exklusive moms (år 2024/2023) för förtäring per person skattemässigt avdragsgillt och för kringkostnader vid personalfest (lokalhyra, musikunderhållning eller uppträdande) medges avdrag med 180 SEK exklusive moms (år 2024/2023) per person. Vid skattefria styrelsesammanträden, bolagsstämmor och föreningsstämmor är 0 SEK exklusive moms (år 2024/2023) skattemässigt avdragsgillt.

Utgifter för resa och logi vid intern representation är avdragsgilla och fria från förmånsskatt om resan innebär maximalt en övernattning. Avdragsrätten och skattefriheten gäller även för medföljande make eller sambo. Vid intern representation på den vanliga arbetsplatsen gäller vanliga regler om arbetsresor.


Kostnader för skattepliktig intern representation är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen när förmånsbeskattning sker.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.


Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utgift för skattefri intern representation till anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har haft ett informationsmöte med sin personal och har i samband med detta inhandlat mat. Leverantörsfakturan från cateringföretaget var på 2 000 SEK inklusive moms där 214 SEK (12 %) avsåg moms och 1 786 SEK avsåg maten. Det var 10 personer närvarande på informationsmötet, 0 SEK exklusive moms är avdragsgillt och moms om 214 SEK (1786*12 %) är avdragsgillt som ingående moms. Momsunderlaget får maximalt uppgå till 3 000 SEK (300*10 personer).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 000
2641	Ingående moms sv	214
7632	Personalrepresentation, ej avdragsgill	1 786

Exempel: bokföra utgift för skattefri intern representation till delägare (fakturametoden)
En redovisningsenhet har haft ett informationsmöte med delägare och har i samband med detta inhandlat mat. Leverantörsfakturan från cateringföretaget var på 2 000 SEK inklusive moms där 214 SEK (12 %) avsåg moms och 1 786 SEK avsåg maten. Det var 10 personer närvarande på informationsmötet, 0 SEK exklusive moms är avdragsgillt och moms om 214 SEK (1786*12 %) är avdragsgillt som ingående moms. Momsunderlaget får maximalt uppgå till 3 000 SEK (300*10 personer).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 000
2641	Ingående moms sv	214
6992	Övriga externa kostnader, ej avdragsgilla	1 786

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig intern representation avseende anställda (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 25 000 SEK inklusive moms som avser ett restaurangbesök under den tredje personalfesten för året. Det var 10 personer som deltog på personalfesten och deltagandet var frivilligt eftersom personalfesten utgör en skattepliktig förmån. Momsen var 5 000 SEK (25 %) och förmånsbeskattning sker i samband med löneutbetalningen med 2 500 SEK per deltagare.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		25 000
7631	Personalrepresentation, avdragsgill	25 000

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig intern representation avseende delägare (förmånsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 2 500 SEK inklusive moms som avser ett restaurangbesök för en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen var 500 SEK (25 %) och en intäkt bokförs motsvarande förmånsvärdet för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 500
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	2 500
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	2 500
3212	Kostförmån 0 % sv		2 500

Exempel: bokföra utgift för skattepliktig intern representation avseende delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 2 500 SEK inklusive moms som avser ett restaurangbesök för en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag). Momsen var 500 SEK (25 %) och utgiften bokförs som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		2 500
2013	Egna uttag, FK	2 500

Exempel: bokföra förmånsbeskattning av skattepliktig intern representation för anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för mars år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och tagit upp en skattepliktig kostförmån om 25 000 SEK. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 38 750 SEK (jämkning 31 %), nettolönen blir 61 250 SEK (100000-38750) och arbetsgivaravgiften uppgick till 39 275 SEK (125000*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		61 250
2710	Personalskatt		38 750
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7382	Kostnader för fria måltider	25 000
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		25 000
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		39 275
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	7 855
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se