Bokföra lokalhyra, kontorshyra, lokalkostnad och kontorslokal (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet betalar lokalhyra för att få utnyttja en yta i en fastighet (lokal) under en viss tid för sin näringsverksamhet. En lokal kan vara en kontorslokal, en lagerlokal, en butikslokal eller en industrilokal.

I en redovisningsenhet finns det normalt ett behov av lokaler för att bedriva näringsverksamhet. En redovisningsenhet som inte äger egna lokaler kan hyra yta i lokaler som ägs av en extern hyresvärd eller hyra lokaler som ägs av en anställd. En enskild näringsidkare kan använda ett särskilt inrett arbetsrum i sin bostad och få avdrag för de verkliga merkostnaderna eller använda ett arbetsrum i bostaden som inte är särskilt inrett och få göra schablonavdrag.

Den ersättning som betalas för att få hyra en affärslokal kallas för lokalhyra och sådan hyresersättning är skattepliktig för mottagaren med undantag för mottagare som är allmännyttiga ideella föreningar. En person med F-skattesedel skattar för hyresinkomster i inkomstslaget näringsverksamhet och en fysisk person utan F-skattesedel beskattas för hyresinkomster i inkomstslaget kapital eller inkomstlaget tjänst.

Hyresersättning till en fysisk person utan F-skattesedel skall beskattas i inkomstslaget kapital om ett hyresavtal finns och om redovisningsenheten har behov av lokalen i den mån ersättningen inte överstiger marknadsmässig hyra. Hyresersättning till en fysisk person utan F-skattesedel för en lokal som arbetsgivaren inte har behov av och hyresersättning som överstiger marknadsmässig hyra skall redovisas och beskattas som kontant bruttolön i inkomstslaget tjänst.

Lokalhyra utgör normalt inte momspliktig omsättning men en hyresvärd som hyr ut i första, andra eller tredje hand kan tillämpa (ansökan behöver ej göras från 1 januari 2014) frivillig skattskyldighet för moms och därmed ta ut utgående moms på lokalhyra.

Klassificering
En utgift för lokalhyra som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för lokalhyra som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för lokalhyra som avser en hyrd lokal och gjorda avdrag för utgifter avseende ett arbetsrum i bostaden hos en enskild näringsidkare klassificeras som lokalkostnader i kontogrupp 50. Kostnader som avser en ägd fastighet klassificeras som fastighetskostnader och utgör därför inte lokalkostnader.

Kontogrupp 50 - Lokalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför lokalhyra när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför lokalhyra per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för lokalhyra värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för lokalhyra värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för lokalhyra.

Moms och beskattning
Det är normalt ingen moms på lokalhyra men en hyresvärd som hyr ut i första, andra eller tredje hand kan tillämpa (ansökan behöver ej göras från 1 januari 2014) frivillig skattskyldighet för moms och därmed ta ut utgående moms på lokalhyra. Momssatsen är 25 % på lokalhyra för en hyresvärd som har ansökt om frivillig skattskyldighet för moms.

En momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms om utgiften för lokalhyra inkluderar moms men får inte göra något avdrag för ingående moms om det inte förekommer någon moms på leverantörsfakturan. En icke momsregistrerad person får inte göra avdrag för moms som ingående moms utan redovisar moms som en kostnad.

Om det är moms på lokalhyra skall en momsregistrerad person redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms men utgiften för lokalhyra skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Lokalhyra är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstslaget näringsverksamhet i inkomstdeklarationen under förutsättning att lokalhyran avser lokaler som en redovisningsenhet har ett behov av.

Om en redovisningsenhet hyr en lokal från en anställd skall hyresersättningen redovisas som en kostnadsersättning i lönebeskedet till den anställde och tas upp som hyresersättning i arbetsgivardeklarationen för den anställde. Om en redovisningsenhet hyr en lokal av en anställd utan att ha något behov av lokalen skall hyresersättningen tas upp som kontant bruttolön i lönebeskedet och i arbetsgivardeklarationen för den anställde.

En enskild näringsidkare som använder en särskilt inrättad del i sin bostad som arbetsrum får göra skattemässigt avdrag för en skälig del av utgifterna för hyra, värme m.m. och andra utgifter som direkt orsakas av näringsverksamheten. En enskild näringsidkare som inte har en särskilt inrättat del i bostaden och arbetar i sin bostad minst 800 timmar under ett beskattningsår får göra avdrag med 2 000 kronor per år i ägd fastighet och med 4 000 kronor per år i annan fastighet. Är beskattningsåret längre eller kortare än tolv månader ska timantalet och beloppet justeras.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Lokalhyra faktureras normalt i förskott varför lokalhyra normalt bokförs som en förutbetald kostnad i bokslutet.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra lokalhyra (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK utan moms som avser lokalhyra för februari 2010.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
5011	Hyra för kontorslokaler	5 000

Exempel: bokföra lokalhyra (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har betalt en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser lokalhyra för februari 2010. Den ingående momsen är 1 000 SEK (25 %) och hyrsvärdet är 4 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		5 000
2641	Ingående moms sv	1 000
5011	Hyra för kontorslokaler	4 000

Exempel: bokföra schablonavdrag för kontor i hemmet (bokslut)
En enskild näringsidkare använder ett rum i sin bostadsrätt som kontor i sin näringsverksamhet och eftersom arbetstiden i bostaden överstiger 800 timmar under inkomståret görs ett schablonavdrag om 4 000 SEK. Den enskilda näringsidkaren har upprättat en egen bokföringsorder (verifikation) för konteringen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning		4 000
5011	Hyra för kontorslokaler	4 000

Exempel: bokföra förutbetald lokalhyra (fakturametoden)
En redovisningsenhet har i december år 2010 erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK utan moms som avser lokalhyra för januari 2011. Utgiften för lokalhyra bokförs som en förutbetald kostnad.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
1711	Förutbetalda hyreskostnader	5 000

Exempel: bokföra återföring av förutbetald lokalhyra (fakturametoden)
En redovisningsenhet kostnadsför en förutbetald lokalhyra på grund av den hyrestid som den betalda hyran avser har utnyttjats.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1711	Förutbetalda hyreskostnader		5 000
5011	Hyra för kontorslokaler	5 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/12/18

Kontakta bokforingstips.se