Bokföra lämnade bidrag, gåvor och presenter (bokföring med exempel)

Utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter är normalt inte skattemässigt avdragsgilla kostnader och den del av utgiften som avser moms är varken skattemässigt avdragsgill som ingående moms eller som en kostnad, men det finns undantag.

Syftet med att lämna bidrag, gåvor och presenter kan vara att göra något gott för samhället i stort eller för att göra kunder, anställda, leverantörer och andra intressenter till redovisningsenheten glada. Bidrag kan vara pengar till forskning eller välgörenhet, gåvor kan vara blommor till kunder och presenter kan vara chokladaskar till de anställda.

För lämnade bidrag, gåvor och presenter krävs det eller förväntas det normalt inte att mottagaren skall utföra någon motprestation åt givaren och därför är huvudregeln att utgifter för bidrag gåvor och presenter inte är skattemässigt avdragsgilla som kostnader eller ingående moms. Utgifter för sponsring är däremot skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen eftersom givaren kräver och förväntar sig att den sponsrade skall ge reklam och förstärka redovisningsenhetens varumärke.

Gåvor som lämnas utan krav på motprestation och som inte anses vara ersättning för arbete är enligt huvudregeln skattefria för mottagaren och följaktligen är kostnaderna för gåvorna inte skattemässigt avdragsgilla för givaren. Gåvor som lämnas som ersättning för arbete utgör skattepliktig ersättning för mottagaren och följaktligen är kostnaderna för sådana gåvor skattemässigt avdragsgilla hos givaren.

Det finns undantag från huvudregeln i inkomstskattelagen (1999:1224) som innebär att utgifter för vissa gåvor och presenter till kunder och anställda är skattemässigt avdragsgilla som kostnader upp till vissa gränsvärden. En redovisningsenhet kan få skattemässigt avdrag för jubileumsgåvor, minnesgåvor och julgåvor till anställda och för reklamgåvor och representationsgåvor till kunder inom vissa givna beloppsgränser.

Om utgifterna för en lämnad gåva är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen är även momsen avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad redovisningsenhet. Om en redovisningsenhet lämnar bidrag, gåvor eller presenter som inte är skattemässigt avdragsgilla till anställda får utgifterna redovisas som skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen dras av som en kostnad (ej som ingående moms) om utgifterna tas upp till förmånsbeskattning hos de anställda.

Klassificering
En utgift för lämnade bidrag, gåvor och presenter som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurserna har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för lämnade bidrag, gåvor och presenter som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för lämnade bidrag, gåvor och presenter klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 69. Kostnader för lämnade reklamgåvor bokförs normalt i kontogrupp 59, kostnader för externa representationsgåvor bokförs normalt i kontogrupp 60 och kostnader för gåvor till anställda bokförs normalt i kontogrupp 76.

Kontogrupp 59 - Reklam och PR
Kontogrupp 60 - Övriga försäljningskostnader
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för lämnade bidrag, gåvor och presenter värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en mottagare. En kostnad för lämnade bidrag, gåvor och presenter värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 %. Momsen på utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter är inte avdragsgill som ingående moms eller som kostnad om utgiften inte är skattemässigt avdragsgill.

Momsen på utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad person om utgiften är skattemässigt avdragsgill som kostnad i inkomstdeklarationen. Momsen på utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter som tas upp till förmånsbeskattning är avdragsgill som en kostnad (ej som ingående moms). En icke momsregistrerad person får inte göra avdrag för moms som ingående moms på utgifter som är skattemässigt avdragsgilla utan får dra av momsen som en kostnad.

En momsregistrerad person skall redovisa avdragsgill ingående moms som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för lämnade bidrag, gåvor och presenter skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter är normalt inte skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen men det finns undantag. En redovisningsenhet kan inom vissa givna beloppsgränser få skattemässigt avdrag för jubileumsgåvor, minnesgåvor och julgåvor till anställda och för reklamgåvor och representationsgåvor till kunder. En redovisningsenhet får skattemässigt göra avdrag för utgifter som kostnader avseende lämnade bidrag, gåvor och presenter till anställda om utgifterna inklusive moms tas upp till förmånsbeskattning hos de anställda.

Utgifter för lämnade bidrag, gåvor och presenter som utgör skattepliktiga förmåner för delägare som inte är anställda är skattemässigt avdragsgilla kostnader och momsen avdragsgill som ingående moms om uttagsbeskattning sker. En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller kommanditbolag som via företaget har köpt gåvor och presenter till sig själv kan bokföra utgiften som ett eget uttag för att undvika uttagsbeskattning.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för lämnade bidrag, gåvor och presenter som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra utgift för lämnade ej avdragsgilla bidrag (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en leverantörsfaktura lämnat ett forskningsbidrag om 5 000 SEK till en organisation som bedriver forskning om hjärt- och kärlsjukdomar.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
6994	Lämnade bidrag och gåvor, ej avdragsgilla	5 000

Exempel: bokföra utgift för ej avdragsgill lämnad gåva till en kund (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura köpt en TV som gåva till en kund för 12 500 SEK inklusive moms. Momsen är 2 500 SEK och varuvärdet är 10 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
6994	Lämnade bidrag och gåvor, ej avdragsgilla	12 500

Exempel: bokföra utgift för avdragsgill representationsgåva till kund (fakturametoden)
En redovisningsenhet har enligt en betald leverantörsfaktura köpt vin som gåva till en kund för 125 SEK inklusive moms. Momsen är 25 SEK och varuvärdet är 100 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		125
2641	Ingående moms sv	25
6073	Representationsgåva, avdragsgill	100

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2012/12/17

Kontakta bokforingstips.se