Bokforingstips.se
Meny Sök Bokforingstips.se

Bokföra kassaapparater, kassaregister och kassasystem (bokföring med exempel)

Företag inom handeln måste anskaffa eller hyra certifierade kassaapparater, kassaregister eller kassasystem för att registrera kontantförsäljningen och för att hålla kontanter. En redovisningsenhet kan anskaffa kassaregister för att hyra ut dem eller för att sälja dem vidare i sin återförsäljningsverksamhet.

Klassificering
En kassaapparat, ett kassaregister eller ett kassasystem klassificeras normalt som en materiell anläggningstillgång då kassaregister utgör fysiska objekt som med hög sannolikhet genererar ekonomiska fördelar till en redovisningsenhet i framtiden. Kassaapparater, kassaregister eller kassasystem som anskaffas för att säljas vidare i en återförsäljningsverksamhet klassificeras som varulager.

Kassaapparater, kassaregister eller kassasystem som hyrs eller leasas från en annan redovisningsenhet skall bokföras som operationell leasing eller finansiell leasing. Kassasystem kan också klassificeras som förbrukningsinventarier om deras ekonomiska livslängd understiger 3 år eller om anskaffningsvärdet understiger gränsvärdena för inventarier av mindre värde.


Man brukar bokföra inköp av kassaregister i kontogrupp 12, som förbrukningsinventarier i kontogrupp 54 eller som varuinköp i kontogrupp 40.

Kontogrupp 12 - Maskiner och inventarier
Kontogrupp 40 - Inköp av varor och material
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmateriel

Erkännande
Kassaapparater, kassaregister eller kassasystem skall enligt IFRS redovisas i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla redovisningsenheten om tillgången har en utgift eller ett värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

Kassaapparater, kassaregister eller kassasystem som inte längre uppfyller definitionen av en tillgång eftersom de har sålts eller utrangerats (slängts) skall bokas bort från balansräkningen. Kassaapparater, kassaregister eller kassasystem som har utrangerats skall bokas bort på samma sätt som gäller vid en försäljning med skillnaden att försäljningspriset normalt är noll.


Sidoordnat register och avstämning
Ett inköp av ett kassasystem som klassificeras som en materiell anläggningstillgång skall registreras i ett anläggningsregister så att det går att få fram information om anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar, ackumulerade nedskrivningar och ackumulerade uppskrivningar för varje enskild kassaapparat.

Det redovisade värdet för kassaregister i balansräkningen stäms av mot det redovisade värdet för kassasystem enligt en rapport från anläggningsregistret där redovisat värde finns specificerat för alla inventarier och separat för varje enskild kassaapparat, kassaregister eller kassasystem.

Värdering
Kassaapparater, kassaregister eller kassasystem värderas och bokförs alltid initialt till sitt anskaffningsvärde. Anskaffningsvärdet för kassaapparater, kassaregister eller kassasystem utgörs av de utgifter som krävs och som kan hänföras till förvärvet av kassaapparater eller de utgifter som krävs och som kan hänföras till utvecklingen och färdigställandet av kassasystem.


Kassaapparater, kassaregister eller kassasystem som utgör materiella anläggningstillgångar får efter den initiala redovisningen enligt IFRS värderas enligt omvärderingsmetoden till verkligt värde eller enligt anskaffningsvärdemetoden till anskaffningsvärdet.

Enligt årsredovisningslagen (1995:1554) får aktiebolag och ekonomiska föreningar skriva upp värdet för kassaregister som har ett tillförlitligt bestående värde som väsentligen överstiger bokfört värde. En uppskrivning i enlighet med årsredovisningslagen (1995:1554) måste dock användas till att öka aktiekapitalet i en fondemission eller sättas av i en uppskrivningsfond.

Enligt bokföringsnämndens rekommendationer för K1- och K2-företag är det inte tillåtet att värdera kassasystem till verkligt värde och därför tillämpas alltid anskaffningsvärdemetoden för kassaapparater i de redovisningsenheter som tillämpar dessa rekommendationer.


Enligt K3-rekommendationen är det tillåtet att skriva upp värdet för kassaregister i enlighet med årsredovisningslagen (1995:1554). En redovisningsenhet skall enligt K3-rekommendationen redovisa en uppskjuten skatteskuld avseende uppskrivet belopp.

Kassaregister som utgör varulager skall efter den initiala värderingen till anskaffningsvärde värderas till det lägsta av anskaffningsvärdet och nettoförsäljningsvärdet enligt FIFU-principen (Först In Först Ut).

På kassaregister skall en redovisningsenhet göra planenliga avskrivningar fördelat över kassaapparaternas ekonomiska livslängd eftersom ett kassaregister successivt minskar i värde i takt med att det åldras och förbrukas.

Om det finns indikationer på att en kassaapparat kan ha minskat i värde så skall en redovisningsenhet testa kassasystemets nedskrivningsbehov och vid behov göra en nedskrivning till kassasystemets återvinningsvärde. Återvinningsvärdet är det högsta värdet av nettoförsäljningsvärdet och nyttjandevärdet.


När tillgångar skall värderas och testas för nedskrivningsbehov kan det hända att tillgångarna inte kan värderas var för sig utan måste grupperas i en kassagenererande enhet. En kassagenererande enhet är den minsta identifierbara grupp av tillgångar som genererar betalningsströmmar som i stor grad är oberoende av de betalningsströmmar som genereras från andra tillgångar eller grupper av tillgångar.

Moms och beskattning
Momsen på kassaregister är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra inköpet av kassasystem. En momsregistrerad person som har fått avdrag för moms som ingående moms för en kassaapparat måste ta ut utgående moms av köparen när kassaapparaten säljs.

Uppskrivningar för kassaregister är inte skattepliktiga och nedskrivningar av kassaregister är skattemässigt avdragsgilla i den mån det verkliga värdet understiger det skattemässiga värdet. Enligt inkomstskattelagen (1999:1229) skall kapitalvinster och kapitalförluster tas upp till beskattning det år då tillgången säljs och det är därför avgörande att spara uppgifter om anskaffningsvärde för tillgångar oberoende av den värderingsprincip som tillämpas.


När kassasystem säljs skall en redovisningsenhet ta upp kapitalvinsten eller kapitalförlusten i inkomstdeklarationen som inkomst av näringsverksamhet.

Skattemässigt har en redovisningsenhet möjlighet att göra räkenskapsenliga avskrivningar baserat på en avskrivningstid om minst 5 år eller en direktavskrivning om reglerna gällande förbrukningsinventarier är uppfyllda.

Bokslut och årsredovisning
En redovisningenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av inventarier och verktyg i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall i en not till det redovisade värdet för inventarier och verktyg i balansräkningen lämna upplysning om anskaffningsvärde, ackumulerade uppskrivningar, ackumulerade nedskrivningar, ackumulerade avskrivningar och redovisat värde.


Exempel: bokföra inköp av kassaregister (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat ett kassaregister för 125 000 SEK inklusive moms där 25 000 SEK utgör moms och 100 000 utgör kassasystemets värde.

Konto Benämning Debet Kredit
2440 Leverantörsskuld 125 000
2641 Ingående moms SE 25 000
1221 Inventarier 100 000

Exempel: bokföra avskrivning av kassaregister (bokslut)
En redovisningsenhet tillämpar en avskrivningstid om 5 år för sina kassaregister och skall vid bokslutet göra en avskrivning med 20 000 SEK (100000/5).


Konto Benämning Debet Kredit
1229 Ack. avskrivningar på inventarier 20 000
7832 Avskrivningar på inventarier 20 000

Exempel: bokföra nedskrivning av kassaregister (bokslut)
En redovisningsenhet har beslutat att skriva ned värdet för kassaregister med 10 000 SEK.


Konto Benämning Debet Kredit
1228 Ack. nedskrivningar på inventarier 10 000
7730 Nedskrivningar av maskiner och inventarier 10 000

Exempel: bokföra uppskrivning av kassaregister (bokslut)
Ett aktiebolag som tillämpar K3-rekommendationen har beslutat att skriva upp värdet för kassaapparater med 10 000 SEK. Bolagsskatten är 22 % och en uppskjuten skatteskuld om 2 200 SEK (10000*0,22) redovisas i samband med uppskrivningen.


Konto Benämning Debet Kredit
1227 Ack. uppskrivningar på inventarier 10 000
2085 Uppskrivningsfond 7 800
2240 Avsättningar för uppskjutna skatter 2 200

Exempel: bokföra avskrivning av uppskrivet belopp (bokslut)
Ett aktiebolag som tillämpar K3-rekommendationen har gjort en uppskrivning om 10 000 SEK avseende kassaapparater, 2 200 SEK (22 % bolagsskatt) redovisades som en uppskjuten skatteskuld. Redovisningsenheten tillämpar en avskrivningstid om 5 år för sina inventarier och skall vid bokslutet göra en avskrivning med 2 000 SEK (10000/5) avseende uppskrivet belopp, 440 SEK avser upplösning av avsättning för uppskjuten skatt.


Konto Benämning Debet Kredit
1229 Ack. avskrivningar på inventarier 2 000
2085 Uppskrivningsfond 1 560
2240 Avsättningar för uppskjutna skatter 440

Exempel: bokföra försäljning av kassaregister (fakturametoden)
En redovisningsenhet har sålt kassaregister för 40 000 SEK exklusive moms eller 50 000 SEK inklusive moms. Kassaapparaterna har ett anskaffningsvärde om 100 000 SEK och ackumulerade avskrivningar om 20 000 SEK.


Konto Benämning Debet Kredit
1511 Kundfordringar 50 000
2611 Utgående moms SE, 25 % 10 000
3001 Försäljning inom Sverige, 25 % 40 000
3099 Justering av försäljning, ej moms 40 000
1221 Inventarier 100 000
1229 Ack. avskrivningar på inventarier 20 000
7973 Förlust vid avyttring av maskiner och inventarier 40 000



Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2018/05/28

Kontakta bokforingstips.se