Bokföra förutbetalda kostnader och förutbetald kostnad (bokföring med exempel)

Förutbetalda kostnader är utgifter för ej förbrukade resurser och ej utnyttjade tjänster i enlighet med leverantörsfakturor som utgör tillgångar i en redovisningsenhet.

En redovisningsenhet gör löpande under bokföringsåret eller i samband med bokslutet periodiseringar för förutbetalda kostnader så att resultaträkningen enbart omfattar kostnader för förbrukade resurser och unyttjade tjänster.

Förutbetalda kostnader kallas också för interimsfordringar och avser normalt resurser och tjänster som har fakturerats i förskott. Lokalhyra och premier för försäkringar är exempel på utgifter som faktureras i förskott och som periodiseras som förutbetalda kostnader.

En kostnad motsvarar det verkliga värdet av förbrukade resurser och utnyttjade tjänster under en redovisningsperiod och därför kan inte utgifter som faktureras i förskott redovisas som kostnader innan resurser har förbrukats eller tjänster har utnyttjats.

Klassificering
En förutbetald kostnad avser en utgift för ej förbrukade resurser eller ej utnyttjade tjänster som normalt kommer att omvandlas till en kostnad inom ett år. En förutbetald kostnad är en tillgång om det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelar kommer att tillfalla redovisningsenheten.

En förutbetald kostnad klassificeras på grund av sin kortfristiga natur som en omsättningstillgång och bokförs normalt i kontogrupp 17. En förutbetald kostnad kostnadsförs när resurser har förbrukats eller tjänster har utnyttjats och då reduceras den förutbetalda kostnaden i kontogrupp 17.

Kontogrupp 17 - Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter

Erkännande
En förutbetald kostnad redovisas som en tillgång i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla redovisningsenheten om utgiften har ett nominellt värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

Förutbetalda kostnader redovisas som kostnader i resultaträkningen i takt med att resurser förbrukas och i takt med att tjänster utnyttjas av en redovisningsenhet. En förutbetald kostnad bokas bort från balansräkningen om leverantörsfakturan avseende utgiften blir krediterad.

Sidoordnat register och avstämning
Det kan vara en bra idé för en redovisningsenhet att registrera förutbetalda kostnader i ett sidoordnat register till bokföringen för att kunna specificera det bokförda värdet på ett konto för förutbetalda kostnader på delposter. Ett sådant sidoordnat register kan upprättas i en excelfil och kan underlätta arbetet att kostnadsföra förutbetalda kostnader på rätt kostnadsslag.

Värdering
En utgift värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. Förutbetalda kostnader värderas till det verkliga värdet av ej förbrukade resurser eller ej utnyttjade tjänster under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgiften för resurserna eller tjänsterna.

Förutbetalda kostnader i utländsk valuta omräknas initialt till redovisningsvalutan i enlighet med valutakursen per datumet för den underliggande affärshändelsen. Förutbetalda kostnader i utländsk valuta får omräknas till balansdagens valutakurs vid bokslut och den orealiserade valutakursdifferensen får redovisas i resultaträkningen. Konstaterade valutakursvinster eller valutakursförluster på förutbetalda kostnader bokförs när leverantörsfakturan har betalats.

Moms och inkomstdeklaration
Momsen på utgifter som redovisas som förutbetalda kostnader kan vara 25 %, 12 %, 6 % eller 0 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade inkluderar den ingående momsen i den utgift som skall proportioneras i förutbetald kostnad (tillgång) och kostnad.

En kostnad i en näringsverksamhet är normalt skattemässigt avdragsgill som en kostnad i inkomstdeklarationen och en förutbetald kostnad är skattemässigt avdragsgill först när tillgången har kostnadsförts.

Bokslut och årsredovisning
Förutbetalda kostnader bokförs normalt löpande i samband med det att utgifter som behöver periodiseras bokförs men kan också bokföras i samband med bokslutet när redovisningsperiodens kostnader beräknas och uppskattas.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av tillgångar i årsredovisningen.

Exempel: bokföra förutbetald kostnad för försäkring (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 12 000 SEK som avser företagsförsäkring under perioden från den 1 juni år 2009 till den 31 maj år 2010. Under år 2009 kommer endast 7 utav 12 månader att utnyttjas avseende försäkringsskyddet och 5 000 SEK (12000*(5/12)) utgör därför en förutbetald kostnad.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 000
6310	Företagsförsäkringar	7 000
1730	Förutbetalda försäkringspremier	5 000

Exempel: bokföra förutbetald kostnad för lokalhyra (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser lokalhyra för september år 2009, där momsen är 1 000 SEK (25 %). Vid bokslutet för räkenskapsåret mellan den 1 september år 2008 och den 31 augusti år 2009 kommer inte hyrestiden för denna utgift att utnyttjas varför en förutbetald kostnad om 4 000 SEK bokförs. Den förutbetalda hyreskostnaden från föregående räkenskapsår om 3 000 SEK har redan återförts i en tidigare verifikation.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		5 000
2641	Ingående moms SE	1 000
1710	Förutbetalda hyreskostnader	4 000

Exempel: bokföra återföring av förutbetald kostnad för lokalhyra (återföring)
En redovisningsenhet har under det föregående räkenskapsåret bokfört en förutbetald kostnad för lokalhyra om 4 000 SEK som under det här räkenskapsåret återförs i sin helhet.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1710	Förutbetalda hyreskostnader		4 000
5011	Hyra för kontorslokaler	4 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2020/03/30

Kontakta bokforingstips.se