Bokföra förskott till leverantörer och förskottsfaktura från leverantör (bokföring med exempel)

Ett förskott till en leverantör innebär att en redovisningsenhet betalar en leverantör för varor som ännu inte har levererats eller för tjänster som ännu inte har blivit utförda.

En leverantör kan kräva förskottsbetalning från en redovisningsenhet om det finns tvivel om kreditvärdighet eller vid stora och långsiktiga projekt som kräver stora investeringar. En förskottsbetalning till en leverantör innebär att en redovisningsenhet får en fordran av ej utförda prestationer gentemot leverantören.

Underlaget för en förskottsbetalning kan vara en preliminär leverantörsfaktura eller en vanlig leverantörsfaktura. En leverantör kan skicka en betalningsuppmaning till en redovisningsenhet som skall förskottsbetala och sedan skicka ett kontantkvitto till redovisningsenheten för att bekräfta att betalningen har mottagits.

En momsregistrerad person skall redovisa ingående moms när en förskottsbetalning görs till en leverantör oberoende av om fakturametoden eller bokslutsmetoden tillämpas för momsredovisningen. En redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden för sin momsredovisning skall redovisa ingående moms när leverantörsfaktura skapas eller när utbetalning till leverantör görs beroende på vilket som inträffar tidigast.

Klassificering
En utgift vid en förskottsbetalning till en leverantör avser ej förbrukade resurser och skall därför redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift vid förskott till leverantörer som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald. En förskottsbetalning till en leverantör bokförs normalt i samband med bokslutet när kostnaderna för räkenskapsåret beräknas. I baskontoplanen bokförs förskott till leverantörer i kontogrupp 14.

Kontogrupp 14 - Lager och pågående arbeten

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift vid en förskottsbetalning till en leverantör värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats till leverantören. En kostnad vid inköp av varor och tjänster värderas till det verkliga värdet av förbrukade resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för varor och tjänster.

Moms och beskattning
Den ingående momsen vid förskott till en leverantörer i Sverige är 25%, 12%, 6% eller 0 % av omsättningen exklusive moms. Den ingående momsen är 0 % vid inköp på import, vid inköp från näringsidkare i andra EU-länder än Sverige och vid inköp från leverantörer i Sverige när reglerna om omvänd skattskyldighet är tillämpliga. En person som inte är momsregistrerad får inte göra avdrag för moms som ingående moms utan får dra av momsen som en kostnad.

En momsregistrerad person i Sverige skall redovisa ingående moms vid tidpunkten för en förskottsbetalning till en leverantör. Utgiften exklusive moms vid förskottsbetalning för varor och tjänster i Sverige skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms om inte reglerna för omvänd skattskyldighet är tillämpliga för inköpet. Den ingående momsen skall redovisas som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms.

En förskottsbetalning till en leverantör är inte en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen utan en avdragsgill kostnad uppstår först när redovisningsenheten har förbrukat resurserna avseende förskottsutbetalningen.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader för varor och tjänster som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av lagerförändring, förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra förskottsbetalning till leverantör (fakturametod och kontantmetod)
En redovisningsenhet har gjort en förskottsbetalning till en leverantör om 125 000 SEK enligt en betalningsuppmaning från leverantören. Den ingående momsen är 25 000 SEK (25 %) och leverantören kommer inte utföra de förskottsbetalda prestationerna under innevarande räkenskapsår.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		125 000
2641	Ingående moms SE	25 000
1480	Förskott för varor och tjänster	100 000

Exempel: bokföra kostnadsföring av förskott till leverantör (fakturametod och kontantmetod)
En redovisningsenhet har gjort en förskottsbetalning till en leverantör om 125 000 SEK där 25 000 utgjorde ingående moms enligt en betalningsuppmaning från leverantören. Nu har varorna levererats och även sålts vidare till en kund hos redovisningsenheten.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1480	Förskott för varor och tjänster		100 000
4011	Varuinköp	100 000

Exempel: bokföra kostnad för förskott till leverantör som gått i konkurs
En redovisningsenhet har gjort en förskottsbetalning till en leverantör om 125 000 SEK där 25 000 utgjorde ingående moms enligt en betalningsuppmaning från leverantören. Nu har leverantören gått i konkurs och redovisningsenheten kan inte räkna med att få varorna levererade och inte heller att få sitt förskott återbetalt. Förskottet till leverantören kostnadsförs som en förlust.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1480	Förskott för varor och tjänster		100 000
2641	Ingående moms SE		25 000
6380	Förluster på övriga kortfristiga fordringar	125 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2017/12/08

Kontakta bokforingstips.se