Bokföra förbrukningsinventarier (bokföring med exempel)

Förbrukningsinventarier är inventarier med kort livslängd (< 3 år) eller med obetydligt värde som får skrivas av omedelbart (direktavskrivning) i enlighet med inkomstskattelagen (1999:1229).

Utgifter för inventarier skall i normalfallet redovisas som tillgångar i balansräkningen, för vilka en redovisningsenhet systematiskt gör avskrivningar över den beräknade nyttjandeperioden. I inkomstskattelagen finns det en möjlighet att omedelbart kostnadsföra utgifter för inventarier med kort livslängd (< 3 år) eller med obetydligt värde som förbrukningsinventarier.

För att inventarier skall gå under benämningen förbrukningsinventarier skall de ha en ekonomisk livslängd på högst 3 år eller ha ett anskaffningsvärde exklusive moms som understiger ett halvt prisbasbelopp (< 26250 SEK för år 2023). Något omedelbart avdrag får inte göras för koncessioner, patent, licenser, varumärken, hyresrätter, goodwill och liknande rättigheter som har förvärvats från någon annan, och anslutningsavgift eller anläggningsbidrag som avser en nyttighet som är knuten till en fastighet och inte till ägaren personligen.


Om det finns ett samband mellan flera inventarier, exempelvis om man köper skrivbord och stolar till ett större kontor samtidigt eller vid flera tillfällen, så skall totalsumman för hela anskaffningen användas vid bedömningen av om inventarierna utgör förbrukningsinventarier.

Ur ett redovisningsteoretiskt perspektiv är det felaktigt att direkt kostnadsföra utgifter för resurser som inte är förbrukade. En redovisning av kostnader för icke förbrukade resurser ger en felaktig bild av en redovisningsenhets ställning och resultat.

Bokföringsnämndens allmänna råd för K1- och K2-företag tillåter en redovisning som innebär att utgifter för förbrukningsinventarier kostnadsförs direkt även om det inte är en korrekt redovisning ur ett redovisningsteoretiskt perspektiv.

Klassificering
En utgift för förbrukningsinventarier redovisas som en materiell anläggningstillgång om avsikten med anskaffningen är att inventarien skall brukas stadigvarande i redovisningsenheten. Den skattemässiga direktavskrivningen för en förbrukningsinventarie som klassificeras som en materiell anläggningstillgång redovisas som en bokslutsdisposition mot obeskattade reserver som löses upp i takt med att inventarien skrivs av.


En förbrukningsinventarie som köps in för att säljas vidare klassificeras som varulager och en redovisningsenhet som vill tillämpa lättnadsreglerna i enlighet med de allmänna råden för K1- och K2-företag klassificerar förbrukningsinventarier som övriga externa kostnader.

Den del av en utgift för förbrukningsinventarier som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald. Utgifter för förbrukningsinventarier bokförs i kontogrupp 12, i kontogrupp 14 eller i kontogrupp 54.

Kontogrupp 12 - Maskiner och inventarier
Kontogrupp 14 - Lager, produkter i arbete och pågående arbeten
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial

Erkännande
En tillgång skall redovisas i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla redovisningsenheten om tillgången har en utgift eller ett värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.


En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för förbrukningsinventarier när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för förbrukningsinventarier per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En tillgång som inte längre uppfyller definitionen av en tillgång eftersom den har sålts eller utrangerats (slängts) skall bokas bort från balansräkningen. En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.


Sidoordnat register och avstämning
En inventarie skall registreras i ett anläggningsregister så att det går att få fram information om anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar, ackumulerade nedskrivningar och ackumulerade uppskrivningar för varje enskild tillgång.

En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt.

Det redovisade värdet för inventarier i balansräkningen stäms av mot det redovisade värdet för inventarier enligt en rapport från anläggningsregistret där redovisat värde finns specificerat för alla inventarier och separat för varje enskild inventarie.

Det redovisade värdet för leverantörsskulder i balansräkningen stäms av mot det redovisade värdet för leverantörsskulder enligt en rapport från ett administrationsprogram.


Värdering
Förbrukningsinventarier värderas och bokförs alltid initialt till sitt anskaffningsvärde. Anskaffningsvärdet för förbrukningsinventarier utgörs av de utgifter som krävs och som kan hänföras till förvärvet eller de utgifter som krävs och som kan hänföras till utvecklingen och färdigställandet av förbrukningsinventarier.

Förbrukningsinventarier som har redovisats som en materiell anläggningstillgång skall skrivas av systematiskt över den beräknade nyttjandeperioden, är föremål för nedskrivningsprövning och kan vara föremål för uppskrivningar om tillämpade rekommendationer tillåter det.

Förbrukningsinventarier som kostnadsförs direkt värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan exklusive moms som har utbetalats eller som väntas utbetalas till en leverantör.


Moms och beskattning
Momssatsen för förbrukningsinventarier är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra inköpet av förbrukningsinventarien. En momsregistrerad person som har fått avdrag för moms som ingående moms för en förbrukningsinventarie måste ta ut utgående moms av köparen när denna förbrukningsinventarie säljs.

En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för förbrukningsinventarier skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Utgiften exklusive moms för förbrukningsinventarier som används i en näringsverksamhet är omedelbart skattemässigt avdragsgilla kostnader i inkomstdeklarationen. Uppskrivningar för förbrukningsinventarier är inte skattepliktiga intäkter i inkomstdeklarationen och när en förbrukningsinventarie säljs skall kapitalvinsten tas upp som inkomst av näringsverksamhet i inkomstdeklarationen.


Bokslut och årsredovisning
Förbrukningsinventarier som har förskottsbetalats men inte levererats redovisas som förutbetalda kostnader och förbrukningsinventarier som har inlevererats men inte fakturerats bokförs som en tillgång eller en upplupen kostnad.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av inventarier och verktyg i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall i en not till det redovisade värdet för inventarier och verktyg i balansräkningen lämna upplysning om anskaffningsvärde, ackumulerade uppskrivningar, ackumulerade nedskrivningar, ackumulerade avskrivningar och redovisat värde.

Exempel: bokföra förbrukningsinventarie som tillgång (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 12 500 SEK inklusive moms som dels är en inventarie av mindre värde och dels en korttidsinventarie. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och datorvärdet är 10 000 SEK. Datorn bokförs som en materiell anläggningstillgång med en planenlig avskrivningstid om tre år. I samband med anskaffningen av datorn görs en skattemässig avskrivning på hela utgiften exklusive moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
1251	Datorer, företaget	10 000
8853	Överavskrivning maskiner och inventarier	10 000
2153	Ack överavskrivning maskiner och inventarier		10 000

Exempel: bokföra avskrivning på förbrukningsinventarie (bokslut)
En dator som är en förbrukningsinventarie har bokförts som en tillgång till värdet 10 000 SEK. Denna förbrukningsinventarie skall skrivas av över 3 år med 3 333 SEK (10000/3) per år eller med 278 SEK (10000/36) per månad. Under det här räkenskapsåret har datorn innehafts i 4 månader och skall därför skrivas av med 1 111 SEK (10000*(4/36)). Den planenliga avskrivningen tas ut av en återföring av en bokslutsdisposition för överavskrivning eftersom en skattemässig avskrivning gjordes där datorn anskaffades.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1259	Ack avskrivningar på datorer		1 111
7835	Avskrivningar på datorer	1 111
8853	Överavskrivning maskiner och inventarier		1 111
2153	Ack överavskrivning maskiner och inventarier	1 111

Exempel: bokföra förbrukningsinventarie som kostnad (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 12 500 SEK inklusive moms som dels är en inventarie av mindre värde och dels är en korttidsinventarie. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och datorvärdet är 10 000 SEK. Datorn bokförs som en övrig extern kostnad direkt trots att datorn kommer att kunna användas i cirka 3 år.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5410	Förbrukningsinventarier	10 000

Exempel: bokföra förbrukningsinventarie som kostnad (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 12 500 SEK inklusive moms som dels är en inventarie av mindre värde och dels är en korttidsinventarie. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och datorvärdet är 10 000 SEK. Datorn bokförs som en övrig extern kostnad direkt trots att datorn kommer att kunna användas i cirka 3 år.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5410	Förbrukningsinventarier	10 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/07/11

Kontakta bokforingstips.se