Bokforingstips.se
Meny Sök Bokforingstips.se
Startsidan
Löneadministration
Koncernredovisning
Redovisning enligt IFRS
Lagar och förordningar
Forum om bokföring
Årsredovisning
Belopp och procent
Nyckeltal
Källförteckning
Sekretesspolicy
Länktips

Hjälp oss att fortsätta driva den här hemsidan. En donation behandlas som en vanlig försäljning, skattepliktig för oss och avdragsgill för dig. Vi redovisar moms om 20 % (25 % momssats) på inbetalt belopp, moms om 25 % tillkommer på donerat belopp.
Donera via faktura
Behöver ditt företag redovisning eller revision? Ageras är en kostnadsfri tjänst som hjälper dig hitta en redovisningskonsult eller revisor som passar dina behov. Klicka här och prova idag, Ageras är gratis och inte bindande.

Bokföra ersättningar för arbetskläder och uniformer (bokföring med exempel)

En kostnadsersättning för arbetskläder och uniformer är skattefri under förutsättning att utgifterna avser kläder som är särskilt anpassade för arbetet och kläder som inte lämpligen kan användas privat.

Arbetskläder som är särskilt anpassade för arbetet, uniformer och utgifter för tvättning av sådana kläder är skattefria förmåner medan fria kläder som inte kan anses vara arbetskläder är skattepliktiga förmåner.

Skyddskläder och skyddsutrustning som används på arbetsplatsen för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall är skattefria förmåner. Skyddskläder är kläder med särskilda skyddsegenskaper mot frätande ämnen, mekaniska skador och mot väta och kyla som beror på annat än klimatförhållanden. Skyddsutrustning är exempelvis hjälmar, skyddsglasögon, hörselskydd och skor med stålhätta.

Arbetskläder som på grund av arbetets beskaffenhet utsätts för starkt slitage och kraftig nedsmutsning såsom arbetskläder för betongarbetare, murare, bilmekaniker, snickare och svetsare är en skattefria förmåner. Arbetskläder som på grund av sin utformning inte lämpligen kan användas privat såsom restaurangkläder, hotellkläder och sjukvårdskläder är också skattefria förmåner.

Arbetskläder som i och för sig lämpar sig för privat bruk såsom en kostym eller en dräkt anses vara en skattefri förmån om redovisningsenhetens namn, symbol eller logotyp är varaktigt applicerad på kläderna så att kläderna märkbart avviker från vanliga kläder. En uniform skall vara en klädedräkt för tjänstebruk som utformats i detalj av myndighet eller arbetsgivare för att utmärka en viss befattning eller vissa befogenheter för att utgöra en skattefri förmån. Exempel på uniformer är kläder för piloter, flygvärdinnor, militärer, poliser och parkeringsvakter.

En anställd, en uppdragstagare eller en delägare som har själv har betalt för arbetskläder, uniformer, skyddskläder och skyddsutrustning kan begära att erhålla kostnadsersättning från en redovisningsenhet mot inlämnande av kvitton som styrker inköpen.

En kostnadsersättning för arbetskläder är skattefri om den som avser skattefria förmåner av arbetskläder och skattepliktig om den avser skattepliktiga förmåner av arbetskläder. En skattepliktig kostnadsersättning skall beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt för en delägare som inte är anställd.

För en anställd tas en skattepliktig kostnadsersättning upp på lönebeskedet och utgör underlag för avdrag av preliminär a-skatt och redovisning av arbetsgivaravgifter. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig kostnadsersättning som utdelning i inkomstdeklarationen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig kostnadsersättning som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen beroende på vilket som föredras. Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag som har utgifter för skattepliktiga arbetskläder i företaget kan behandla dessa utgifter som egna uttag för att undvika uttagsbeskattning.

Klassificering
En utgift för arbetskläder som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för skattefria arbetskläder bokförs normalt i kontogrupp 54 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person.. En kostnad för skattepliktiga arbetskläder redovisas tillsammans med den ingående momsen i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för delägare som inte är anställda.

Utbetalningen av kostnadsersättning för arbetskläder sker normalt i samband med löneutbetalningen för anställda. För passiva delägare i aktiebolag eller ekonomiska föreningar kan utbetalningen ske genom direktbetalning eller redovisas som en skuld till delägare. För delägare i enskild firma, handelsbolag och kommanditbolag kan utbetalningen ske genom direktbetalning eller redovisas som en egen insättning.

För anställda sker beskattningen av skattepliktiga kostnadsersättningar i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär skattepliktiga kostnadsersättningar för anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för skattepliktiga arbetskläder.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas beskattningen av skattepliktiga kostnadsersättningar som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.

Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för kostnadsersättningar avseende arbetskläder när underlag har inlämnats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald kostnadsersättning eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för arbetskläder värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en anställd eller en delägare. En kostnad för arbetskläder värderas till det verkliga värdet av förbrukade arbetskläder under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för arbetskläder.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för arbetskläder är normalt 25 % och momsen är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.

Momsen på utgifter för skattepliktiga arbetskläder är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.

När det gäller skattefri kostnadsersättning för arbetskläder till anställda behöver en redovisningsenhet inte göra avdrag för preliminärskatt och inte heller redovisa arbetsgivaravgifter på utbetald kostnadsersättning. Skattefri kostnadsersättning för arbetskläder till delägare som inte är anställda behöver inte redovisas som en intäkt (uttagsbeskattning).

Skattepliktig kostnadsersättning för arbetskläder beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt för en delägare som inte är anställd. En skattepliktig kostnadsersättning för en anställd tas upp på lönebeskedet och beskattas genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig kostnadsersättning som utdelning i inkomstdeklarationen.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig kostnadsersättning för arbetskläder som en skattepliktig intäkt i redovisningen eller enbart i inkomstdeklarationen. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika uttagsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga arbetskläder som egna uttag i kontogrupp 20.

Kostnader för skattefria kostnadsersättningar avseende arbetskläder är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Kostnader för skattepliktiga kostnadsersättningar avseende arbetskläder är skattemässigt avdragsgilla om kostnadsersättningarna tas upp till beskattning.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra utgifter för arbetskläder till anställda (skuld till anställda)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för arbetskläder från en anställd som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna. Kvittot är på 2 500 SEK inklusive moms och 500 SEK (25 %) är moms. Kvittot avser skattefria arbetskläder med 1 000 SEK exklusive moms och skattepliktiga arbetskläder (kostym) med 1 250 SEK inklusive moms. Kostnadsersättningen utbetalas och förmånsbeskattning sker i samband med löneutbetalningen.

Konto Benämning Debet Kredit
2829 Övriga skulder till anställda 2 500
2641 Ingående moms sv 250
5480 Arbetskläder och skyddsmaterial 1 000
7699 Övriga personalkostnader 1 250

Exempel: bokföra ersättning för arbetskläder till delägare (uttagsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för arbetskläder från en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna genom direktbetalning till privat bankkonto. Kvittot är på 2 500 SEK inklusive moms och 500 SEK (25 %) är moms. Kvittot avser skattefria arbetskläder med 1 000 SEK exklusive moms och skattepliktiga arbetskläder (kostym) med 1 250 SEK inklusive moms. Ersättningen för de skattepliktiga arbetskläderna redovisas som en skattemässigt avdragsgill kostnad och som en intäkt för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto Benämning Debet Kredit
1931 Bankgiro, affärsbanken 2 500
2641 Ingående moms sv 250
5480 Arbetskläder och skyddsmaterial 1 000
6991 Övriga externa kostnader, avdragsgilla 1 250
2011 Egna uttag av varor och tjänster, FK 1 250
3224 Förmån av arbetskläder 0 % sv 1 250

Exempel: bokföra ersättning för arbetskläder till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för arbetskläder från en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna genom egen insättning. Kvittot är på 2 500 SEK inklusive moms och 500 SEK (25 %) är moms. Kvittot avser skattefria arbetskläder med 1 000 SEK exklusive moms och skattepliktiga arbetskläder (kostym) med 1 250 SEK inklusive moms. Ersättningen för de skattepliktiga arbetskläderna redovisas som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto Benämning Debet Kredit
2018 Egen insättning, FK 2 500
2641 Ingående moms sv 250
5480 Arbetskläder och skyddsmaterial 1 000
2013 Egna uttag, FK 1 250

Exempel: bokföra kostnadsersättning för arbetskläder till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och kostnadsersättning för arbetskläder om 2 000 SEK. Kostnadsersättningen för arbetskläder är till 1 250 SEK skattepliktig. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 387 SEK (101250*31 %), nettolönen blir 71 113 SEK (102500-31387) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 812 SEK (101250*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto Benämning Debet Kredit
1931 Bankgiro, affärsbanken 71 113
2710 Personalskatt 31 387
7211 Löner till tjänstemän 100 000
2829 Övriga skulder till anställda 2 500
7384 Kostnader för fria arbetskläder 1 250
7399 Motkonto skattepliktiga förmåner 1 250
2731 Avräkning lagstadgade sociala avgifter 31 812
7511 Sociala avgifter för löner och ersättningar 31 420
7512 Sociala avgifter för förmånsvärden 392
2920 Upplupna semesterlöner 12 000
7291 Förändring semesterlöneskuld tjänstemän 12 000
2941 Beräknade upplupna sociala avgifter 3 770
7519 Sociala avgifter för semester- och löneskulder 3 770

Behöver ditt företag redovisning eller revision? Ageras är en kostnadsfri tjänst som hjälper dig hitta en redovisningskonsult eller revisor som passar dina behov. Klicka här och prova idag, Ageras är gratis och inte bindande.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.
Uppdaterad: 2018-12-20

Dela innehåll


Kontakta bokforingstips.se


Doxservr
Chatta med Abot 001