Bokföra ersättningar för arbetskläder och uniformer (bokföring med exempel)

En kostnadsersättning för arbetskläder och uniformer är skattefri under förutsättning att utgifterna avser kläder som är särskilt anpassade för arbetet och kläder som inte lämpligen kan användas privat.

Arbetskläder som är särskilt anpassade för arbetet, uniformer och utgifter för tvättning av sådana kläder är skattefria förmåner medan fria kläder som inte kan anses vara arbetskläder är skattepliktiga förmåner.

Skyddskläder och skyddsutrustning som används på arbetsplatsen för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall är skattefria förmåner. Skyddskläder är kläder med särskilda skyddsegenskaper mot frätande ämnen, mekaniska skador och mot väta och kyla som beror på annat än klimatförhållanden. Skyddsutrustning är exempelvis hjälmar, skyddsglasögon, hörselskydd och skor med stålhätta.


Arbetskläder som på grund av arbetets beskaffenhet utsätts för starkt slitage och kraftig nedsmutsning såsom arbetskläder för betongarbetare, murare, bilmekaniker, snickare och svetsare är en skattefria förmåner. Arbetskläder som på grund av sin utformning inte lämpligen kan användas privat såsom restaurangkläder, hotellkläder och sjukvårdskläder är också skattefria förmåner.

Arbetskläder som i och för sig lämpar sig för privat bruk såsom en kostym eller en dräkt anses vara en skattefri förmån om redovisningsenhetens namn, symbol eller logotyp är varaktigt applicerad på kläderna så att kläderna märkbart avviker från vanliga kläder. En uniform skall vara en klädedräkt för tjänstebruk som utformats i detalj av myndighet eller arbetsgivare för att utmärka en viss befattning eller vissa befogenheter för att utgöra en skattefri förmån. Exempel på uniformer är kläder för piloter, flygvärdinnor, militärer, poliser och parkeringsvakter.


En anställd, en uppdragstagare eller en delägare som har själv har betalt för arbetskläder, uniformer, skyddskläder och skyddsutrustning kan begära att erhålla kostnadsersättning från en redovisningsenhet mot inlämnande av kvitton som styrker inköpen.

En kostnadsersättning för arbetskläder är skattefri om den som avser skattefria förmåner av arbetskläder och skattepliktig om den avser skattepliktiga förmåner av arbetskläder. En skattepliktig kostnadsersättning skall beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt för en delägare som inte är anställd.

För en anställd tas en skattepliktig kostnadsersättning upp på lönebeskedet och utgör underlag för avdrag av preliminär a-skatt och redovisning av arbetsgivaravgifter. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig kostnadsersättning som utdelning i inkomstdeklarationen.


En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig kostnadsersättning som en skattepliktig intäkt i bokföringen eller enbart i inkomstdeklarationen beroende på vilket som föredras. Enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag som har utgifter för skattepliktiga arbetskläder i företaget kan behandla dessa utgifter som egna uttag för att undvika uttagsbeskattning.

Klassificering
En utgift för arbetskläder som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

En kostnad för skattefria arbetskläder bokförs normalt i kontogrupp 54 och momsen redovisas som ingående moms (negativ skuld) för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person.. En kostnad för skattepliktiga arbetskläder redovisas tillsammans med den ingående momsen i kontogrupp 76 för anställda och i kontogrupp 69 för delägare som inte är anställda.


Utbetalningen av kostnadsersättning för arbetskläder sker normalt i samband med löneutbetalningen för anställda. För passiva delägare i aktiebolag eller ekonomiska föreningar kan utbetalningen ske genom direktbetalning eller redovisas som en skuld till delägare. För delägare i enskild firma, handelsbolag och kommanditbolag kan utbetalningen ske genom direktbetalning eller redovisas som en egen insättning.

För anställda sker beskattningen av skattepliktiga kostnadsersättningar i lönekörningen och redovisas som en kostnad (debetering) och en negativ kostnad (kreditering) i kontogrupp 73. För redovisningsenheten innebär skattepliktiga kostnadsersättningar för anställda att arbetsgivaravgiften på förmånsvärdet blir en ytterligare kostnad utöver kostnaden för skattepliktiga arbetskläder.

För delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag redovisas beskattningen av skattepliktiga kostnadsersättningar som en intäkt till förmånsvärdet i kontogrupp 32 eller så redovisas en intäkt enbart i inkomstdeklarationen.


Kontogrupp 32 - Huvudintäkter
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial
Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner
Kontogrupp 75 - Sociala och andra avgifter enligt lag och avtal
Kontogrupp 76 - Övriga personalkostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för kostnadsersättningar avseende arbetskläder när underlag har inlämnats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet på grund av felaktigt utbetald kostnadsersättning eller dyligt skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.


Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.

Värdering
En utgift för arbetskläder värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en anställd eller en delägare. En kostnad för arbetskläder värderas till det verkliga värdet av förbrukade arbetskläder under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för arbetskläder.

Moms och beskattning
Momssatsen på utgifter för arbetskläder är normalt 25 % och momsen är avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. En icke momsregistrerad person får göra avdrag för ingående moms som en kostnad.


Momsen på utgifter för skattepliktiga arbetskläder är inte avdragsgill som ingående moms utan får dras av som en kostnad. Om en redovisningsenhet har gjort avdrag för moms som ingående moms avseende skattepliktiga förmåner måste den ingående momsen justeras alternativt utgående moms redovisas på det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspriset) och marknadsvärdet.

När det gäller skattefri kostnadsersättning för arbetskläder till anställda behöver en redovisningsenhet inte göra avdrag för preliminärskatt och inte heller redovisa arbetsgivaravgifter på utbetald kostnadsersättning. Skattefri kostnadsersättning för arbetskläder till delägare som inte är anställda behöver inte redovisas som en intäkt (uttagsbeskattning).

Skattepliktig kostnadsersättning för arbetskläder beskattas som kontant bruttolön för en anställd och som en skattepliktig intäkt för en delägare som inte är anställd. En skattepliktig kostnadsersättning för en anställd tas upp på lönebeskedet och beskattas genom avdrag för preliminärskatt och redovisning av arbetsgivaravgifter. En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp en skattepliktig kostnadsersättning som utdelning i inkomstdeklarationen.


En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag tar upp en skattepliktig kostnadsersättning för arbetskläder som en skattepliktig intäkt i redovisningen eller enbart i inkomstdeklarationen. Delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag kan undvika uttagsbeskattning genom att bokföra utgifterna för skattepliktiga arbetskläder som egna uttag i kontogrupp 20.

Kostnader för skattefria kostnadsersättningar avseende arbetskläder är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Kostnader för skattepliktiga kostnadsersättningar avseende arbetskläder är skattemässigt avdragsgilla om kostnadsersättningarna tas upp till beskattning.

Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.


En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.

Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.


Exempel: bokföra utgifter för arbetskläder till anställda (skuld till anställda)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för arbetskläder från en anställd som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna. Kvittot är på 2 500 SEK inklusive moms och 500 SEK (25 %) är moms. Kvittot avser skattefria arbetskläder med 1 000 SEK exklusive moms och skattepliktiga arbetskläder (kostym) med 1 250 SEK inklusive moms. Kostnadsersättningen utbetalas och förmånsbeskattning sker i samband med löneutbetalningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2829	Övriga skulder till anställda		2 500
2641	Ingående moms sv	250
5480	Arbetskläder och skyddsmaterial	1 000
7699	Övriga personalkostnader	1 250

Exempel: bokföra ersättning för arbetskläder till delägare (uttagsbeskattning)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för arbetskläder från en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna genom direktbetalning till privat bankkonto. Kvittot är på 2 500 SEK inklusive moms och 500 SEK (25 %) är moms. Kvittot avser skattefria arbetskläder med 1 000 SEK exklusive moms och skattepliktiga arbetskläder (kostym) med 1 250 SEK inklusive moms. Ersättningen för de skattepliktiga arbetskläderna redovisas som en skattemässigt avdragsgill kostnad och som en intäkt för att ta hänsyn till förmånsbeskattningen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		2 500
2641	Ingående moms sv	250
5480	Arbetskläder och skyddsmaterial	1 000
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	1 250
2011	Egna uttag av varor och tjänster, FK	1 250
3224	Förmån av arbetskläder 0 % sv		1 250

Exempel: bokföra ersättning för arbetskläder till delägare (eget uttag)
En redovisningsenhet har erhållit kvitto för arbetskläder från en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) som vill erhålla kostnadsersättning för utgifterna genom egen insättning. Kvittot är på 2 500 SEK inklusive moms och 500 SEK (25 %) är moms. Kvittot avser skattefria arbetskläder med 1 000 SEK exklusive moms och skattepliktiga arbetskläder (kostym) med 1 250 SEK inklusive moms. Ersättningen för de skattepliktiga arbetskläderna redovisas som ett eget uttag för att undvika förmånsbeskattning.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning, FK		2 500
2641	Ingående moms sv	250
5480	Arbetskläder och skyddsmaterial	1 000
2013	Egna uttag, FK	1 250

Exempel: bokföra kostnadsersättning för arbetskläder till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän och kostnadsersättning för arbetskläder om 2 000 SEK. Kostnadsersättningen för arbetskläder är till 1 250 SEK skattepliktig. Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 387 SEK (101250*31 %), nettolönen blir 71 113 SEK (102500-31387) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 812 SEK (101250*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 000 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 770 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		71 113
2710	Personalskatt		31 387
7211	Löner till tjänstemän	100 000
2829	Övriga skulder till anställda	2 500
7384	Kostnader för fria arbetskläder	1 250
7399	Motkonto skattepliktiga förmåner		1 250
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 812
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 420
7512	Sociala avgifter för förmånsvärden	392
2920	Upplupna semesterlöner		12 000
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 000
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 770
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 770

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2019/12/18

Kontakta bokforingstips.se