Bokföra utgifter för datorer och bärbara datorer (bokföring med exempel)

Utgifter för datorer och bärbara datorer kan skattemässigt klassificeras som anläggningstillgångar, varulager eller förbrukningsinventarier.

Utgifter för anläggningstillgångar kostnadsförs med systematiska avskrivningar, utgifter för varulager kostnadsförs direkt och utgifter för förbrukningsinventarier får skattemässigt skrivas av omedelbart. Utgifter för datorer får klassificeras som förbrukningsinventarier om den ekonomiska livslängden är högst 3 år eller om utgiften exklusive moms understiger ett halvt prisbasbelopp (< 28 650 SEK för år 2024).

Om det finns ett samband mellan flera datorer, exempelvis om man köper flera datorer till ett större kontor samtidigt eller vid flera tillfällen, så skall totalsumman för hela anskaffningen användas vid bedömningen av om inventarierna utgör inventarier av mindre värde.


Ur ett redovisningsteoretiskt perspektiv är det felaktigt att direkt kostnadsföra utgifter för resurser som inte är förbrukade. En redovisning av kostnader för icke förbrukade resurser ger en felaktig bild av en redovisningsenhets ställning och resultat.

Bokföringsnämndens allmänna råd för K1- och K2-företag tillåter en redovisning som innebär att utgifter för förbrukningsinventarier kostnadsförs direkt även om det inte är en korrekt redovisning ur ett redovisningsteoretiskt perspektiv.

Klassificering
En utgift för datorer redovisas som en materiell anläggningstillgång om avsikten med anskaffningen är att datorerna skall brukas stadigvarande i redovisningsenheten. Den skattemässiga direktavskrivningen för en dator som skattemässigt har klassificerats som förbrukningsinventarie redovisas som en bokslutsdisposition mot obeskattade reserver som löses upp i takt med att datorn skrivs av.


En dator som köps in för att säljas vidare klassificeras som varulager och en redovisningsenhet som vill tillämpa lättnadsreglerna i enlighet med de allmänna råden för K1- och K2-företag klassificerar datorer som utgör förbrukningsinventarier som övriga externa kostnader.

Den del av en utgift för datorer som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald. Utgifter för datorer bokförs i kontogrupp 12, i kontogrupp 14 eller i kontogrupp 54. Vid omvänd skattskyldighet bokförs utgiften för bärbara datorer i kontogrupp 44, utgående och ingående moms bokförs i kontogrupp 26.

Kontogrupp 12 - Maskiner och inventarier
Kontogrupp 14 - Lager, produkter i arbete och pågående arbeten
Kontogrupp 26 - Moms och särskilda punktskatter
Kontogrupp 44 - Momspliktiga inköp i Sverige
Kontogrupp 54 - Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial


Erkännande
En tillgång skall redovisas i balansräkningen när det är sannolikt att framtida ekonomiska fördelarna kommer att tillfalla redovisningsenheten, om tillgången har en utgift eller ett värde som kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför utgifter för datorer när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför utgifter för datorer per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.


En tillgång som inte längre uppfyller definitionen av en tillgång eftersom den har sålts eller utrangerats (slängts) skall bokas bort från balansräkningen. En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En dator som redovisas som en anläggningstillgång skall registreras i ett anläggningsregister så att det går att få fram information om anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar, ackumulerade nedskrivningar och ackumulerade uppskrivningar för varje enskild dator.

En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt.


Det redovisade värdet för datorer i balansräkningen stäms av mot det redovisade värdet för datorer enligt en rapport från anläggningsregistret där redovisat värde finns specificerat för alla datorer och separat för varje enskild dator.

Det redovisade värdet för leverantörsskulder i balansräkningen stäms av mot det redovisade värdet för leverantörsskulder enligt en rapport från ett administrationsprogram.

Värdering
Datorer värderas och bokförs alltid initialt till sitt anskaffningsvärde. Anskaffningsvärdet för datorer utgörs av de utgifter som krävs och som kan hänföras till förvärvet eller de utgifter som krävs och som kan hänföras till utvecklingen och färdigställandet av datorer.

Datorer som har redovisats som en materiell anläggningstillgång skall skrivas av systematiskt över den beräknade nyttjandeperioden, är föremål för nedskrivningsprövning och kan vara föremål för uppskrivningar om tillämpade rekommendationer tillåter det.


Utgifter för datorer som kostnadsförs direkt som förbrukningsinventarier värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan exklusive moms som har utbetalats eller som väntas utbetalas till en leverantör.

Moms och beskattning
Momssatsen för datorer är normalt 25 % och avdragsgill som ingående moms för en momsregistrerad fysisk eller juridisk person. Fysiska och juridiska personer som inte är momsregistrerade bokför den ingående momsen på det konto som används för att bokföra inköpet av datorn. En momsregistrerad person som har fått avdrag för moms som ingående moms för en dator måste ta ut utgående moms av köparen när denna dator säljs.

Från och med den 1 april år 2021 skall omvänd skattskyldighet tillämpas vid försäljning av bärbara datorer, detta om beskattningsunderlaget i fakturan är minst 100 000 SEK och om köparen är momsregistrerad. När omvänd skattskyldighet tillämpas tar säljaren inte ut någon moms på fakturan och köparen skall redovisa utgående och ingående moms på utgiften exklusive moms.


En momsregistrerad person skall redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för datorer skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Vid omvänd skattskyldighet skall utgiften för bärbara datorer redovisas som "Inköp av varor i Sverige som köparen är skattskyldig för" i ruta 23 i skattedeklarationen för moms. Den beräknade utgående momsen skall redovisas som "Utgående moms 25 %" i ruta 30 och den beräknade ingående momsen skall redovisas som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen.

En redovisningsenhet får skattemässigt göra räkenskapsenliga avskrivningar baserat på en avskrivningstid om minst 5 år (20 % per år) för datorer som skattemässigt har klassificerats som materiella anläggningstillgångar. Utgiften exklusive moms för datorer som är förbrukningsinventarier är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen.


Uppskrivningar för datorer är inte skattepliktiga intäkter i inkomstdeklarationen och när en dator säljs skall kapitalvinsten eller kapitalförlusten tas upp som inkomst av näringsverksamhet i inkomstdeklarationen.

Bokslut och årsredovisning
Datorer som har förskottsbetalats men inte levererats redovisas som förutbetalda kostnader och datorer som har inlevererats men inte fakturerats bokförs som en tillgång eller en upplupen kostnad.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av inventarier och verktyg i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall i en not till det redovisade värdet för inventarier och verktyg i balansräkningen lämna upplysning om anskaffningsvärde, ackumulerade uppskrivningar, ackumulerade nedskrivningar, ackumulerade avskrivningar och redovisat värde.


Exempel: bokföra dator som inte är förbrukningsinventarie som tillgång (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 125 000 SEK inklusive moms inte kan klassificeras som en förbrukningsinventarie skattemässigt. Momsen är 25 000 SEK (25 %) och datorvärdet är 100 000 SEK. Datorn bokförs som en materiell anläggningstillgång med en planenlig avskrivningstid om fem år.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		125 000
2641	Ingående moms sv	25 000
1251	Datorer, företaget	100 000

Exempel: bokföra avskrivning på dator som inte är förbrukningsinventarie (bokslut)
En dator som inte är en förbrukningsinventarie har bokförts som en tillgång till värdet 100 000 SEK. Daton skall skrivas av över 5 år med 20 000 SEK (100000/5) per år eller med 1 667 SEK (100000/60) per månad. Under det här räkenskapsåret har datorn innehafts i 12 månader och skall därför skrivas av med 20 000 SEK (10000*(12/60)).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1259	Ack avskrivningar på datorer		20 000
7835	Avskrivningar på datorer	20 000

Exempel: bokföra dator som är förbrukningsinventarie som tillgång (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 12 500 SEK inklusive moms som dels är en inventarie av mindre värde och dels en korttidsinventarie. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och datorvärdet är 10 000 SEK. Datorn bokförs som en materiell anläggningstillgång med en planenlig avskrivningstid om tre år. I samband med anskaffningen av datorn görs en skattemässig avskrivning på hela utgiften exklusive moms.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
1251	Datorer, företaget	10 000
8853	Överavskrivning maskiner och inventarier	10 000
2153	Ack överavskrivning maskiner och inventarier		10 000

Exempel: bokföra avskrivning på dator som är förbrukningsinventarie (bokslut)
En dator som är en förbrukningsinventarie har bokförts som en tillgång till värdet 10 000 SEK. Denna förbrukningsinventarie skall skrivas av över 3 år med 3 333 SEK (10000/3) per år eller med 278 SEK (10000/36) per månad. Under det här räkenskapsåret har datorn innehafts i 4 månader och skall därför skrivas av med 1 111 SEK (10000*(4/36)). Den planenliga avskrivningen tas ut av en återföring av en bokslutsdisposition för överavskrivning eftersom en skattemässig avskrivning gjordes där datorn anskaffades.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1259	Ack avskrivningar på datorer		1 111
7835	Avskrivningar på datorer	1 111
8853	Överavskrivning maskiner och inventarier		1 111
2153	Ack överavskrivning maskiner och inventarier	1 111

Exempel: bokföra dator som är förbrukningsinventarie som kostnad (fakturametoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 12 500 SEK inklusive moms som dels är en inventarie av mindre värde och dels är en korttidsinventarie. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och datorvärdet är 10 000 SEK. Datorn bokförs som en övrig extern kostnad direkt trots att datorn kommer att kunna användas i cirka 3 år.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5410	Förbrukningsinventarier	10 000

Exempel: bokföra dator som är förbrukningsinventarie som kostnad (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har anskaffat en dator för 12 500 SEK inklusive moms som dels är en inventarie av mindre värde och dels är en korttidsinventarie. Momsen är 2 500 SEK (25 %) och datorvärdet är 10 000 SEK. Datorn bokförs som en övrig extern kostnad direkt trots att datorn kommer att kunna användas i cirka 3 år.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 500
2641	Ingående moms sv	2 500
5410	Förbrukningsinventarier	10 000

Exempel: bokföra inköp av bärbara datorer vid omvänd skattskyldighet
En redovisningsenhet har anskaffat bärbara datorer för 100 000 SEK exklusive moms, någon moms har inte tagits ut eftersom reglerna om omvänd skattskyldighet tillämpas. Den beräknade momsen är 25 000 SEK (25 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		100 000
1251	Datorer, företaget	100 000
4599	Justering, omvänd moms		100 000
4415	Inköpta varor, SE OMV 25 %	100 000
2617	Utgående moms OMV SE 25 %		25 000
2647	Ingående moms OMV SE 25 %	25 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se