Bokföra utgift för påminnelseavgift och erhållen betalningspåminnelse (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som glömmer eller underlåter att betala en leverantörsfaktura innan förfallodatum kan få en betalningspåminnelse från leverantören eller ett ombud till leverantören, en påminnelse innehåller normalt ett tillägg för påminnelseavgift.

En leverantör behöver inte nödvändigtvis skicka en betalningspåminnelse avseende obetalda fakturor utan får omedelbart skicka inkassokrav, ansöka om betalningsföreläggande eller ansöka om att försätta en redovisningsenhet i konkurs. Det är god sed att påbörja ett indrivningsärende genom att först skicka en betalningspåminnelse då leverantörsfakturan kanske inte kommit fram eller helt enkelt glömts bort.

En leverantör eller ett ombud till en leverantör som skickar ut en betalningspåminnelse har rätt att debitera en lagstadgad påminnelseavgift om 60 SEK, lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader, under förutsättning att denna avgift har avtalats i förväg. En leverantör som vill ta ut en påminnelseavgift måste avtala om detta i ett köpeavtal i samband beställningen (ordern).

Ett företag som har en fordran på ett annat företag eller en myndighet får enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader ta ut en förseningsavgift om 450 SEK när förfallodagen har passerats, detta gäller utan att avgiften behöver avtalas i förväg. Ett företag som tar ut en förseningsavgift av sin kund får dock endast ta ut påminnelseavgift, inkassoavgift och avgift för amorteringsplan till den del dessa avgifter tillsammans överstiger 450 SEK.

En korrekt debiterad påminnelseavgift som inte betalas av en redovisningsenhet kan växa med dröjsmålsränta, inkassoavgift och kronofogdeavgifter, det här innebär att det är viktigt att även betala påminnelseavgiften när en betalningspåminnelse erhållits.

Klassificering
Kostnader för påminnelseavgifter klassificeras normalt som övriga externa kostnader och bokförs i kontogrupp 69.

Kontogrupp 69 - Övriga externa kostnader

Erkännande
Kostnader för påminnelseavgifter redovisas i resultaträkningen när avgifterna har uppstått om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt. Kostnader för påminnelseavgifter bokförs normalt när påminnelseavgifter betalas då det är en tillfällig utgift som betalas direkt när betalningspåminnelse har inkommit.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för påminnelseavgifter värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas. En kostnad för påminnelseavgifter värderas till det verkliga värdet av påförda påminnelseavgifter under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för påminnelseavgifter.

Moms och inkomstdeklaration
Det är ingen moms (0 %) på påminnelseavgifter, inkassoavgifter, kronofogdeavgifter och förseningsavgifter.

Kostnader för påminnelseavgifter, inkassoavgifter, kronofogdeavgifter och förseningsavgifter som avser leverantörsskulder i näringsverksamheten är skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Påminnelseavgifter som avser privata utgifter är en skattepliktig förmån.

Förseningsavgifter som tas ut av myndigheter, exempelvis Skatteverket, är inte skattemässigt avdragsgilla som kostnader i inkomstdeklarationen. Förseningsavgifter som inte avser näringsverksamheten utgör en skattepliktig förmån om dessa ersätts av en redovisningsenhet.

Bokslut och årsredovisning
En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande), värdering och omräkning av skulder i årsredovisningen.

Exempel: bokföra betald påminnelseavgift på leverantörsskulder (fakturametoden)
En redovisningsenhet har erhållit en betalningspåminnelse från en leverantör på grund av att en leverantörsfaktura ännu inte har betalats. Leverantörsskulden om 12 500 SEK betalas tillsammans med påminnelseavgiften om 60 SEK (momsfri).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 560
2440	Leverantörsskulder	12 500
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	60

Exempel: bokföra betald påminnelseavgift på leverantörsskulder (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har erhållit en betalningspåminnelse från en leverantör på grund av att en leverantörsfaktura ännu inte har betalats. Leverantörsskulden om 12 500 SEK inklusive moms betalas tillsammans med påminnelseavgiften om 60 SEK (momsfri). Momsen är 2 500 SEK (25 %) och varuvärdet om 10 000 SEK avser kontorsmaterial.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		12 560
2641	Ingående moms SE	2 500
6110	Kontorsmaterial	10 000
6991	Övriga externa kostnader, avdragsgilla	60

Exempel: bokföra förseningsavgift från Skatteverket (skattekontot)
En redovisningsenhet har missat att skicka in en periodisk sammanställning i tid och har därför debiterats en förseningsavgift om 1 000 SEK, beloppet dras från skattekontot.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1630	Skattekontot		1 000
6992	Övriga externa kostnader, ej avdragsgilla	1 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2018/02/01

Kontakta bokforingstips.se