Bokföra skattefritt traktamente och utlandstraktamente (bokföring med exempel)

Traktamente är en skattefri kostnadsersättning, upp till av skatteverket fastställda schablonvärden. En redovisningsenhet kan betala ut traktamente till anställda, uppdragstagare och delägare som har varit på en tjänsteresa eller till anställda, uppdragstagare och delägare som har haft tillfälligt arbete på annan ort (högst en månad).

Skattefritt traktamente och skattefritt utlandstraktamente utgör en kostnadsersättning som avser att kompensera personer för ökade privata levnadskostnader vid en tjänsteresa eller ett tillfälligt arbete på annan ort. Traktamente utgör en kostnadsersättning för ökade privata matutgifter och nattraktamente syftar till att kompensera för ökade privata boendeutgifter om boendet inte bekostas av redovisningsenheten.

En förutsättning för att traktamente skall vara skattefritt är att tjänsteresan innebär minst en övernattning (kl. 00-06) och att tjänsteresan går till en plats som ligger mer än 50 kilometer från den vanliga arbetsplatsen och minst 50 kilometer från den resandes bostad. Förutsättningar för att traktamente vid ett tillfälligt arbete på en annan ort skall vara skattefritt är att arbetet pågår i högst en månad och att avståndet mellan bostaden och arbetsplatsen är minst 50 kilometer. För att nattraktamente skall kunna betalas ut skattefritt får inte en redovisningsenhet betala för eller ersätta den resande för logi i samband med en tjänsteresa. Underlaget för utbetalning av traktamente är normalt en reseräkning där det framgår när tjänsteresan startade och slutade, vad syftet med tjänsteresan var och destinationen för tjänsteresan.


Avresedagen räknas som heldag om resan påbörjas före klockan 12, i annat fall räknas avresedagen som halvdag. Hemkomstdagen räknas som heldag om resan avslutas efter klockan 19, i annat fall räknas hemkomstdagen som halvdag. Dagar som infaller mellan avresedagen och hemkomstdagen räknas som heldagar.

Skattepliktigt traktamente skall beskattas som vanlig kontant bruttolön för en anställd, detta innebär att avdrag för preliminär a-skatt och redovisning av arbetsgivaravgifter på det det skattepliktiga beloppet skall göras.

En passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening tar upp skattepliktigt traktamente som utdelning i sin inkomstdeklaration, men det är även möjligt att redovisa skattepliktigt traktamente som en ej avdragsgill kostnad.

En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag kan redovisa skattepliktigt traktamente som en intäkt och en kostnad, som en ej avdragsgill kostnad eller som ett eget uttag.


Klassificering
För en anställd sker normalt utbetalningen av traktamente i samband med löneutbetalningen, normalt med en reseräkning som underlag. För passiva delägare i aktiebolag eller ekonomiska föreningar redovisas traktamentet mot ett bankkonto om utbetalning sker direkt eller mot ett konto för skuld till delägare. För enskilda näringsidkare, delägare i handelsbolag och delägare i kommanditbolag bokförs traktamentet mot ett bankkonto om utbetalning sker direkt eller mot ett konto för egen insättning i eget kapital.

Skattefria schablonmässiga kostnadsersättningar för traktamenten redovisas som en kostnad baserat på underlaget för ersättningen vid direktutbetalning, vid löneutbetalning eller vid redovisning av egen insättning eller skuld till delägare.

Kostnader för traktamenten redovisas i kontogrupp 73 för anställda och i kontogrupp 58 för delägare som inte är anställda. Skulder till anställda och delägare bokförs i kontogrupp 28, egna insättningar bokförs i kontogrupp 20 och utbetalningar av likvida medel bokförs i kontogrupp 19.


Kontogrupp 19 - Kassa och bank
Kontogrupp 20 - Eget kapital
Kontogrupp 28 - Övriga kortfristiga skulder
Kontogrupp 73 - Kostnadsersättningar och förmåner

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad för traktamente när tjänsteresan/arbetet har genomförts, om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet (på grund av felaktigt utbetald kostnadsersättning eller dyligt) skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.

Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar löneutbetalningar i ett löneprogram och det är viktigt att se till att alla löneutbetalningar har bokförts samt att inte löneutbetalningar har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan rapporter från löneprogrammet och konton för löneskulder och skatteskulder avseende personal i bokföringen.


Värdering
En utgift för traktamente värderas till det nominella belopp redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en anställd eller en delägare. En kostnad för traktamente värderas till det verkliga värdet av intjänat traktamente under en redovisningsperiod, detta baserat på värdet av utgifter för traktamente.

Moms och beskattning
Det är ingen moms (0 %) på traktamente. När det gäller skattefritt traktamente till anställda behöver en redovisningsenhet inte göra avdrag för preliminärskatt och inte heller redovisa arbetsgivaravgifter på utbetald ersättning. Skattefritt traktamente till delägare som inte är anställda behöver inte redovisas som en intäkt (uttagsbeskattning).

Den del av utbetalt traktamente som är skattepliktigt skall för en anställd tas upp som vanligt kontant bruttolön. Skattepliktigt traktamente till en passiv delägare i ett aktiebolag eller en ekonomisk förening som redovisas som en skattemässigt avdragsgill kostnad måste tas upp som utdelning i delägarens inkomstdeklaration.


En delägare i en enskild firma, ett handelsbolag eller ett kommanditbolag kan redovisa skattepliktigt traktamente som en intäkt och en kostnad, som en ej avdragsgill kostnad eller som ett eget uttag. Om skattepliktigt traktamente bokförs som en intäkt och en kostnad (uttagsbeskattning) eller som en ej avdragsgill kostnad påverkar detta resultatfördelningen mellan delägarna i redovisningsenheten.

Traktamente, utlandstraktamente och nattraktamente är skattefritt upp till vissa av Skatteverket fastställda schablonvärden. Det skattefria traktamentet är ett normalbelopp (290 SEK år 2024) per hel dag, ett halvt normalbelopp per halv dag och ett halvt normalbelopp per natt. Det skattefria traktamentet sänks till 70 % av ett normalbelopp per hel dag när en tjänsteresa har varat i mer än tre månader och till 50 % av ett normalbelopp per hel dag när en tjänsteresa har varat i mer än två år.


Normalbeloppet för utlandstraktamente beror på vilket land en tjänsteresa/arbete är förlagd till och information om aktuella normalbelopp för olika länder går att hitta på Skatteverkets hemsida. Vid tjänsteresa i Sverige år 2024 är normalbeloppet 290 SEK per hel dag, 145 SEK per halv dag, 145 SEK för nattraktamente, 203 per hel dag efter tre månader och 145 SEK per hel dag efter två år.

Om en redovisningsenhet har bekostat måltidskostnader under en tjänsteresa/arbete skall det skattefria traktamentet reduceras i enlighet med schablonvärden och de betalda måltiderna skall beskattas som en kostförmån i enlighet med schablonvärde eller marknadsvärdet inklusive moms.

Det skattefria traktamentet behöver inte reduceras för kost som obligatoriskt ingår i priset för allmänna transportmedel. Det skattefria traktamentet skall reduceras för måltider vid extern och intern representation. Det skattefria traktamentet måste också reduceras för måltider som ingår obligatoriskt i priset för hotell, men någon skattepliktig kostförmån uppstår inte för frukost som obligatoriskt ingår i priset för ett hotellrum.


Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden, detta kan bland annat föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

En redovisningsenhet skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämna uppgift om medelantalet under räkenskapsåret anställda personer med uppgift om fördelningen mellan kvinnor och män. Om företaget har anställda i flera länder, skall medelantalet anställda och fördelningen mellan kvinnor och män i varje land anges.

Uppgift skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) lämnas om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret och om fördelningen mellan kvinnor och män bland styrelseledamöter, verkställande direktören och andra personer i företagets ledning.


Räkenskapsårets löner och andra ersättningar respektive sociala kostnader, med särskild uppgift om pensionskostnader skall enligt årsredovisningslagen (1995:1554) anges särskilt. Det sammanlagda beloppet av räkenskapsårets löner och andra ersättningar skall anges för styrelseledamöter, verkställande direktören och motsvarande befattningshavare respektive övriga anställda.

Exempel: bokföra traktamente till delägare (direktbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning från en delägare för en tjänsteresa i Sverige som varade i 3 hela dagar. Delägaren skall ha skattefritt traktamente om 660 SEK (3*220) och skattefritt nattraktamente om 220 SEK (2*110) som betalas ut direkt till delägarens privata bankkonto.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		880
5843	Traktamente sv, avdragsgillt	880

Exempel: bokföra traktamente till delägare (skuld till delägare i AB eller EK)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning från en delägare (delägare i aktiebolag eller ekonomisk förening) för en tjänsteresa i Sverige som varade i 3 hela dagar. Delägaren skall ha skattefritt traktamente om 660 SEK (3*220), skattefritt nattraktamente om 220 SEK (2*110) och skattepliktigt traktamente om 900 SEK (3*300) som redovisas som en skuld till delägaren. Det skattepliktiga traktamentet bokförs som en skattemässigt avdragsgill kostnad och delägaren måste därmed ta upp en skattepliktig utdelning om 900 SEK i sin inkomstdeklaration.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2891	Avräkning, HK		1 780
5843	Traktamente sv, avdragsgillt	1 780

Exempel: bokföra traktamente till delägare (egen insättning)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning från en delägare (delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag) för en tjänsteresa i Sverige som varade i 3 hela dagar. Delägaren skall ha skattefritt traktamente om 660 SEK (3*220), skattefritt natttraktamente om 220 SEK (2*110) och skattepliktigt traktamente om 900 SEK (3*300) som redovisas som en egen insättning. Det skattepliktiga traktamentet bokförs som en icke skattemässigt avdragsgill kostnad för att undvika uttagsbeskattning och delägarna är överens om detta förfarande.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2018	Egen insättning		1 780
5843	Traktamente sv, avdragsgillt	880
5844	Traktamente sv, ej avdragsgillt	900

Exempel: bokföra traktamente till anställda (löneutbetalning)
En redovisningsenhet har i en lönekörning för februari år 2010 betalat ut en bruttolön om 100 000 SEK till tjänstemän, skattefritt traktamente om 630 SEK (3*210) och skattepliktigt traktamente om 1 500 SEK (3*500). Avdraget för preliminär a-skatt uppgick till 31 465 SEK (101500*31 %), nettolönen blir 70 665 SEK (102130-31465) och arbetsgivaravgiften uppgick till 31 891 SEK (101500*31,42 %). I samband med löneutbetalningen görs en semesteravsättning om 12 180 SEK (12 %) och arbetsgivaravgiften på semesteravsättningen uppgår till 3 826 SEK (31,42 %).

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		70 665
2710	Personalskatt		31 465
7211	Löner till tjänstemän	100 000
7321	Skattefria traktamenten, Sverige	630
7322	Skattepliktiga traktamenten, Sverige	1 500
2731	Avräkning lagstadgade sociala avgifter		31 891
7511	Sociala avgifter för löner och ersättningar	31 891
2920	Upplupna semesterlöner		12 180
7291	Förändring semesterlöneskuld tjänstemän	12 180
2941	Beräknade upplupna sociala avgifter		3 826
7519	Sociala avgifter för semester- och löneskulder	3 826

Exempel: bokföra utlandstraktamente till anställd (direktbetalning)
En redovisningsenhet har erhållit en reseräkning från en anställd för en tjänsteresa i Tyskland som varade i 3 hela dagar (år 2012). Den anställde skall ha skattefritt utlandstraktamente om 1725 SEK (3*575), företaget har betalat för hotellrum under vistelsen.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro		1 725
7323	Skattefria traktamenten, utlandet	1725

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2023/12/26

Kontakta bokforingstips.se