Bokföra utgifter för reparation och underhåll av lokal eller fastighet (bokföring med exempel)

En redovisningsenhet som hyr eller äger lokaler kan behöva reparera eller underhålla dessa lokaler och har då utgifter för reparation och underhåll av fastighet.

Utgifter för reparation och underhåll av lokaler kan bestå av tjänster som köps från en näringsidkare med F-skattesedel och av material och verktyg som anskaffas. Reparation och underhåll av en lokal kan leda till att lokalen stiger i värde men avsikten med reparations- och underhållsarbete är normalt att hålla lokalen i ett jämnt och bra skick.

Om anställda i redovisningsenhet utför arbete för reparation och underhåll av fastigheter utgör arbetskostnaden inte externa kostnader för reparation och underhåll utan utgör då personalkostnader. Utgifter för målarfärg, golv, diskmaskin och penslar med mera som används i underhållsarbetet utgör däremot utgifter för reparation och underhåll.


Reparation och underhåll för en fastighet kan avse yttre underhåll eller inre underhåll och kan anses vara byggtjänster som omfattas av reglerna om omvänd skattskyldighet. Fastighetsskötsel på uppdrag och mindre reparationer av fastigheter utgör dock inte byggtjänster.

Klassificering
En utgift för reparation och underhåll av fastighet som avser ej förbrukade resurser redovisas som en tillgång fram tills dess att resurserna har förbrukats i redovisningsenheten. När resurser har förbrukats så omförs en tillgång av ej förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen.

Den del av en utgift för reparation och underhåll av fastighet som avser ingående moms skall redovisas som en negativ skuld i balansräkningen fram till dess att momsskulden har blivit betald.

Kostnader för reparation och underhåll av fastighet som avser en hyrd lokal klassificeras som lokalkostnader och bokförs i kontogrupp 50. Kostnader för reparation och underhåll av fastighet som avser en ägd fastighet klassificeras som fastighetskostnader och bokförs i kontogrupp 51.


Kontogrupp 50 - Lokalkostnader
Kontogrupp 51 - Fastighetskostnader

Erkännande
En redovisningsenhet skall redovisa en kostnad i resultaträkningen när resurser har förbrukats om det är sannolikt att ekonomiska fördelar kommer att flöda ut från redovisningsenheten och om utgiften kan mätas på ett tillförlitligt sätt.

En redovisningsenhet som tillämpar kontantmetoden bokför reparation och underhåll av fastighet när leverantörsfakturan har betalats och en redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden bokför reparation och underhåll av fastighet per fakturadatumet på leverantörsfakturan eller när utbetalning sker beroende på vilket som inträffar tidigast.

En kostnad som inte längre utgör en kostnad i en redovisningsenhet skall justeras bort i resultaträkningen som en negativ kostnad eller som en intäkt.


Sidoordnat register och avstämning
En redovisningsenhet registrerar sina leverantörsfakturor och leverantörskreditfakturor i ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och det är viktigt att se till att alla inköpstransaktioner har bokförts samt att inte inköpstransaktioner har bokförts dubbelt. Avstämningar görs mellan en rapport från ett administrationsprogram eller ett faktureringsprogram och kontot för leverantörsskuld i bokföringen enligt utskrift från huvudboken.

Värdering
En utgift för reparation och underhåll av fastighet värderas till det nominella belopp i redovisningsvalutan som utbetalats och som väntas utbetalas till en leverantör. En kostnad för reparation och underhåll av fastighet värderas till det verkliga värdet av förbrukade (utnyttjade) resurser under en redovisningsperiod baserat på värdet av utgifter för reparation och underhåll av fastighet.


Moms och beskattning
Momssatsen på tjänster för reparation och underhåll är 25 % och momssatsen på verktyg och förbrukningsmaterial som används vid reparationer och underhåll är normalt också 25 %. En momsregistrerad person får göra avdrag för momsen som ingående moms på utgifter för reparation och underhåll under förutsättning att personen inte använder fastigheten för momsfri uthyrning. En icke momsregistrerad person får inte göra avdrag för moms som ingående moms utan redovisar momsen som en kostnad.

Om tjänster för reparation och underhåll räknas som byggtjänster är det omvänd skattskyldighet på inköpet för en momsregistrerad redovisningsenhet. Omvänd skattskyldighet för byggtjänster innebär att köparen skall redovisa utgående moms och ingående moms om 25 % på utgiften exklusive moms.


Om inte reglerna om omvänd skattskyldighet tillämpas skall en momsregistrerad person redovisa den ingående momsen som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen för moms och utgiften för reparation och underhåll skall inte redovisas i skattedeklarationen för moms.

Vid inköp av byggtjänster från en näringsidkare i Sverige skall utgiften redovisas som "Övriga inköp av tjänster" i ruta 24 i skattedeklarationen för moms. Den beräknade utgående momsen skall redovisas som "Utgående moms 25 %" i ruta 30 och den beräknade ingående momsen skall redovisas som "Ingående moms att dra av" i ruta 48 i skattedeklarationen.

Kostnader för reparation och underhåll i en näringsverksamhet är en skattemässigt avdragsgill kostnad i inkomstdeklarationen i inkomstslaget näringsverksamhet. Utgifter för reparation och underhåll till en anställd privat är en skattemässigt avdragsgill kostnad inklusive moms (moms ej avdragsgill som ingående moms) om förmånsbeskattning sker. Utgifter för reparation och underhåll till en delägare i enskild firma, handelsbolag eller kommanditbolag är skattemässigt avdragsgilla om uttagsbeskattning sker.


Bokslut och årsredovisning
I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan föranleda bokföring av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader.

En redovisningsenhet skall i årsredovisningen upplysa om de principer som har tillämpats när det gäller redovisning (klassificering och erkännande) och värdering av kostnader i årsredovisningen.

Exempel: bokföra reparation av hyrd lokal (fakturametoden)
En redovisningsenhet har i februari 2010 erhållit en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser reparation av hyrd kontorslokal. Den ingående momsen är 1 000 SEK och tjänstevärdet är 4 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
2440	Leverantörsskuld		5 000
2641	Ingående moms sv	1 000
5071	Reparation hyrd lokal	4 000

Exempel: bokföra reparation av ägd lokal (kontantmetoden)
En redovisningsenhet har betalt en leverantörsfaktura om 5 000 SEK inklusive moms som avser reparation i en ägd kontorslokal. Den ingående momsen är 1 000 SEK (25 %) och tjänstevärdet är 4 000 SEK.

Konto	Benämning	Debet	Kredit
1931	Bankgiro, affärsbanken		5 000
2641	Ingående moms sv	1 000
5171	Reparation fastighet	4 000

Enkel bokföring och fakturering?, via Bokio kan du sköta din bokföring och fakturering i molnet. Bokios smarta mallar sköter konteringen automatiskt så att du kan vara trygg med att du gör rätt. Klicka här för att komma igång redan idag.

Om du skall upprätta en årsredovisning för ett mindre aktiebolag enligt K2-rekommendationen så kan du med fördel göra det här online, årsredovisning online. Du betalar per årsredovisning men behöver bara betala om du är helt nöjd.

Behöver ditt företag låna pengar? Hos Krea kan ditt företag låna mellan 10 000 kr och 30 000 000 kr under upp till 5 år. Det finns cirka 24 långivare att välja mellan och du får ett låneförslag inom 2 dagar (Gör en ansökan idag).

Uppdaterad: 2014/01/22

Kontakta bokforingstips.se